GETTING STARTED IBA: 5. HET ROBOTIC BOEKINGSVOORSTEL
Welkom aan boord op het Lyanthe Robotic factuurverwerkingsplatform. Na de upload, digitalisatie en centrale robotisering van de facturen kunnen deze verwerkt worden in het Lyanthe Boek Portaal MFO.
De boekingsvoorstellen worden automatisch gegenereerd op basis van de gedigitaliseerde factuurgegevens, de toegepaste robotregels en algemene stamgegevens van de administratie en relatie.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe een geautomatiseerd robotic boekingsvoorstel wordt gegenereerd en hoe je het resultaat (indien nodig) verder kunt optimaliseren.
Robotic Boekingsvoorstel
Hieronder een overzicht van de verschillende datavelden van een boekingsvoorstel. Het boekingsvoorstel bestaat uit (i) gedigitaliseerde factuurgegevens vanuit de Lyanthe Scan Service en (ii) berekende boekgegevens.
GEDIGITALISEERDE FACTUURGEGEVENS LYANTHE SCAN SERVICE
- Factuur Leverancier / Klant en bijbehorende adresgegevens, KVK nummer en BTW nummer
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Vervaldatum factuur (optioneel – op basis van administratie-instelling)
- Factuurbedrag en factuurvaluta
- Factuurtype: Creditnota of reguliere factuur
- Factuurbeschrijving (leverancier + factuurnummer).
- Regelbeschrijving (over het algemeen hetzelfde als de factuurbeschrijving, tenzij deze op lijn wordt gedigitaliseerd)
- Regelhoeveelheid (default 1) / Regel BTW % / Regelbedrag
BOEKGEGEVENS
- Factuur Boekperiode
- Factuur Betaalconditie
- Grootboek op boekregel
- BTW code op boekregel
- Uitgestelde kosten / omzet boeklijn op boekregel (optioneel)
- Kostenplaats / Kostendrager op boekregel (optioneel)
Robotic Boekingsvoorstel (Insights)
Hieronder meer inzicht hoe het geautomatiseerde robotic boekingsvoorstel tot stand komt.
BOEKPERIODE FACTUUR
De standaardinstelling is dat de boekperiode wordt bepaald op basis van de factuurdatum. Indien deze gesloten is, zal de eerst volgende open periode in MFO gekozen worden.
RELATIE
De relatiegegevens (leverancier / klant) worden gedigitaliseerd in de Lyanthe Scan Service. De gedigitaliseerde informatie vanuit de Lyanthe Scan Service wordt gecontroleerd met de beschikbare relaties die al in de administratie bestaan op basis van het Leverancier/klant selectie algoritme met de volgende hiërarchie:
- KVK-matching
- BTW-matching
- 100% naam match
- IBAN- en postcodematching
- IBAN-matching
- 70% Naam- en Postcodematching
- 70% Naam matching wanneer masterdata in MFO leeg is (enkel leveranciers)
- 70% Naam OCR Direct matching (enkel voor leveranciers)
Mocht er op een moment meerdere leveranciers of klanten gevonden worden dan wordt altijd degene gekozen die in het boekhoudpakket bekend is. Als meerdere gevonden leveranciers of klanten in het boekhoudpakket bekend zijn dan wordt de laatst op een boeking gebruikte leverancier of klant gekozen.
Als er geen bestaande relatie gevonden wordt, wordt een nieuwe relatie voorgesteld. Hierbij wordt de melding contact weergegeven in de Digitale Brievenbus. Bij de boeking van de factuur wordt de relatie aangemaakt in de boekhoudsoftware.
Tip: Wordt er een nieuwe relatie voorgesteld op basis van bovenstaand algoritme, terwijl al een relatie bestaat? Controleer de bestaande relatie in het boekhoudpakket en vul deze aan (KVK, BTW nummer, naam) in het boekhoudpakket. Synchroniseer vervolgens de administratie. Toekomstige boekingsvoorstellen worden dan gegenereerd op de bestaande relatie.
BETAALCONDITIE
Op administratie niveau kun je instellen of de vervaldatum van een factuur gedigitaliseerd wordt of niet.
Indien deze gedigitaliseerd wordt, wordt de betaalconditie gegenereerd op basis van een match tussen het aantal gedigitaliseerde vervaldagen en het aantal vervaldagen van een beschikbare betaalconditie aanwezig in de (gesynchroniseerde) stamgegevens op administratie niveau.
Indien deze niet gedigitaliseerd wordt, wordt de betaalconditie gegenereerd op basis van de betaalconditie opgeslagen op de (gesynchroniseerde) bestaande relatie.
Voor nieuwe relaties zal deze dus niet aanwezig zijn. Op administratie niveau kun je voor nieuwe relaties wel een “default” opslaan op administratieniveau in Lyanthe MFO.
Let op dat bij het aanmaken van een nieuwe relatie in het boekhoudpakket de betaalconditie ook opgeslagen wordt (op basis van de betaalconditie van de “eerste” factuurboeking).
Tip: Zorg ervoor dat administraties waarvoor betaalbestanden gegenereerd worden vanuit het boekhoudpakket, de vervaldatum niet gedigitaliseerd wordt. Deze setting beheer je in Lyanthe Gateway.
GROOTBOEK
Voor inkoopfacturen wordt de grootboekcode voorgesteld op basis van de volgende hiërarchie:
- Relatie specifieke Robotic Rule op administratie niveau (Lyanthe MFO / Robotic Template)
- Standaard Robotic Rule op administratie niveau (Lyanthe MFO / Robotic Template)
- Sector specifieke centrale Robotic Rule (Lyanthe IBA)
- Algemene Robotic Rule (Lyanthe IBA)
- Standaard Grootboek opgeslagen op de leverancier stamgegevens
Voor verkoopfacturen wordt de grootboekcode voorgesteld op basis van de volgende hiërarchie:
- Relatie specifieke Robotic Rule op administratie niveau (Lyanthe MFO / Robotic Template)
- Standaard Robotic Rule op administratie niveau (Lyanthe MFO / Robotic Template)
- Standaard Grootboek opgeslagen op de klant stamgegevens
BTW CODES
Voor inkoopfacturen wordt de btw-code voorgesteld op basis van de volgende hiërarchie:
- Relatie specifieke Robotic Rule op administratie niveau (Lyanthe MFO / Robotic Template)
- Standaard Robotic Rule op administratie niveau (Lyanthe MFO / Robotic Template)
- Centrale Robotic BTW Mappings Rule (Lyanthe IBA)
- Voor 0% factuurregels (0%, Verlegd, EU, Buiten EU) op basis van de btw-code die is opgeslagen op de leverancier.
Voor verkoopfacturen wordt de grootboekcode voorgesteld op basis van de volgende hiërarchie:
- Relatie specifieke Robotic Rule op administratie niveau (Lyanthe MFO / Robotic Template)
- Standaard Robotic Rule op administratie niveau (Lyanthe MFO)
- Voor 0% factuurregels (0%, Verlegd, EU, Buiten EU) op basis van de btw-code die is opgeslagen op de leverancier
UITGESTELDE KOSTEN / OMZET
Uitgestelde kostenboekingen kunnen handmatig worden bewerkt in het Lyanthe MFO Boekscherm.
Voor zover op relatieniveau de uitgestelde periodiciteit kan worden bepaald, op basis van vaste parameters ten opzicht van de factuurdatum, kun je deze instellen.
Let op! Dat uitgestelde kosten enkel wordt ondersteund voor Exact Online, Twinfield, Accountview, Kingsoftware en Visma.net
KOSTENPLAATS / KOSTENDRAGER (ANALYTISCH)
Kostenplaatsen en kostendragers kunnen:
- Automatisch gegenereerd worden via een Relatie specifieke en Standaard Robotic Rule op administratie niveau
- Toegekend worden in de Lyanthe factuur autorisatie module Lyanthe Workflow
- In bulk toegepast worden in de MFO Digitale Brievenbus
- Handmatig bewerkt worden in het MFO Boekscherm
Let op! Dat analytisch ingesteld dient te staan op administratieniveau, de gebruiker rechten dient te hebben op deze module en dat dit enkel wordt ondersteund voor Exact Online en Twinfield.
Robotic Boekingsvoorstel (Tricks)
Nu je meer weet over hoe het Robotic Boekingsvoorstel, onderstaand enkele “tricks” hoe je het boekingsvoorstel kunt optimaliseren:
- Boeklijnen comprimeren
- Uitgestelde kosten / omzet automatisch toe te passen
- Factuurnummer genereren indien niet aanwezig op de factuur
BOEKLIJNEN COMPRIMEREN
Indien een boekhoudkundige verwerking een verdere splitsing vereist, kunnen facturen op factuursamenvatting of lijn worden gedigitaliseerd via de Lyanthe Scan Service. Op administratie- / relatieniveau is het mogelijk om deze lijnen te comprimeren.
Het comprimeren van boekingslijnen vindt plaats op basis van eenzelfde grootboek en BTW code op basis van een centrale IBA robotic rule of administratie specifieke robotic rule. Indien geen robotic rule is toegepast, zal deze niet gecomprimeerd worden. Bij het comprimeren zal de lijnomschrijving gelijk zijn aan de factuuromschrijving.
Onderstaand voorbeeld toont hoe in een factuur van Heineken de boeklijnen “Water” en “Frisdranken” gecomprimeerd worden door:
- Comprimeren aan te zetten op de relatie in het MFO Boekscherm (dit kan via het wijzigen van de relatie in MFO)
- De Boeking op te slaan in het MFO Boekscherm (zodat het comprimeren op relatieniveau opgeslagen is)
- Boekingsvoorstel her-genereren
- Resultaat te bekijken in het MFO Boekscherm
- Toekomstige worden automatisch gecomprimeerd
Let op – Het comprimeren vindt niet plaats bij de export naar het boekhoudpakket. Daarnaast is het niet mogelijk om de comprimeer functie toe te passen in combinatie met Administratie specifieke Robotic Rules met analytische output (kostenplaats / kostendragers).
UITGESTELDE KOSTEN / OMZET
Voor zover op relatieniveau de uitgestelde periodiciteit kan worden bepaald op basis van vaste parameters ten opzichte van factuurdatum, kan in MFO op relatieniveau een vaste parameter worden ingesteld voor het automatisch berekenen van de uitgestelde periode.
Onderstaand voorbeeld toont hoe een factuur van KPN automatisch in de voorgaande periode -1 gegenereerd wordt:
- Via het wijzigen van de relatie dien je “Auto uitgestelde kosten” aan te zetten
- Door “Periode Van” op -1 te zetten en “Periode Tot ” op -1 zal deze 1 periode terug gaan ten opzichte van de factuurdatum 01/04/2020
- Door deze setting op te slaan zal deze automatisch op alle boeklijnen worden toegepast voor toekomstige facturen (indien de periode open is en bestaat)
FACTUURNUMMER GENEREREN
Via het relatie bewerken scherm (leverancier/ klant) kan een parameter worden vastgelegd dat een fictief factuurnummer gegeneerd wordt voor desbetreffende relatie indien deze niet aanwezig is. Het formaat van dit factuurnummer is 99/[Factuurdatum]/[Factuurbedrag].
Onderstaand voorbeeld toont een tank bonnetje zonder factuurnummer. Tankbonnetjes worden door Lyanthe automatisch gedigitaliseerd op de leverancier “Diverse Leveranciers – Brandstof NL”. Een bonnetje met datum 03-08-20 en een bedrag van EUR 42.77 zonder factuurnummer kan via deze setting automatisch het volgende factuurnummer genereren 99/382020/42 (factuurbedrag wordt afgerond naar beneden).
Tip: Dit is ook een handige feature voor het AutoBook-en van bonnetjes en het beter identificeren van dubbele bonnetjes.
Administratie Robotic Rules
Een administratie specifieke robotic rule (Robotic Template) kun je instellen in Lyanthe MFO en maakt het mogelijk om administratie specifieke zaken en uitzonderingen te beheren met betrekking tot:
- Grootboek
- BTW Codes
- BTW conversies
- Kostenplaatsen en Kostendragers
Er zijn Standaard Robotic templates en Relatie Specifieke Robotic Templates voor zowel inkoop- als verkoopfacturen. Deze Robotic Templates worden automatisch toegepast bij het genereren van het boekingsvoorstel in Lyanthe MFO. Een relatie specifieke robotic template heeft voorrang op de “Standaard” Robotic Template”. Daarnaast indien voor een relatie een Relatie Specifieke Robotic Template betstaat zal voor desbetreffende factuur nooit de Standaard” Robotic Template worden toegepast.
Via het MFO Boekscherm of via het Menu Robotics kun je deze Robotic Templates opzetten.
De input parameters bepalen of een robotic template wordt toegepast. Deze bestaan uit:
- Relatie (klant of leverancier) of Standaard
- BTW% op regelniveau (het percentage zoals gedigitaliseerd op de factuur dus verlegging is 0%)
- Input RGS-code (Waarop in IBA gerobotiseerd is)
- Input Factuur trefwoord (Lijnomschrijving indien op lijn gedigitaliseerd)
Relatie en BTW% zijn verplicht. De overige input parameters zijn optioneel.
De hiërarchie binnen de input parameters bepalen welke Robotic Template regels worden toegepast:
- Relatie + BTW% + Input RGS-code + Input Factuur trefwoord
- Relatie + BTW% + Input RGS-code
- Relatie + BTW%
De output parameters zijn als volgt:
- Output BTW Code
- Output BTW Percentage
- Output GL – Code
- Output Kostenplaats (optioneel)
- Output Kostendrager (optioneel)
VERKOOP ROBOTIC TEMPLATES
Verkoopfacturen worden niet centraal gerobotiseerd via Lyanthe IBA. Echter, via een administratie specifieke Robotic Rule kunnen verkoopfacturen op administratieniveau worden gerobotiseerd voor bestaande klantrelaties en eventuele nieuwe klantrelaties.
Bij de Standaard Verkoop Robotic templates dien je ook de relatie tussen de administratie en het land van de klantrelatie te specificeren:
- Hetzelfde land (nationale relatie)
- EU (EU-betrekkingen)
- Geen EU (Geen EU-relatie)
Standaard Verkoop Robotic Template – Use Case 1
Kapai Holding BV (ondernemer) levert diensten aan binnenlandse klanten, EU-klanten en geen EU-klanten. De verleggingsregeling wordt toegepast op binnenlandse ondernemers en gefactureerd met standaard- en gereduceerde tarieven. De ondernemer verleent diensten aan EU-klanten en geen EU-klanten. De volgende standaard Robotic sales template voorziet in het automatiseren van de boekingsvoorstellen:
Relatie Verkoop Robotic Template – Use Case 2
Indien aan Kapai Italy geen diensten maar goederen geleverd worden, is dit een afwijking van de standaard (die refereert naar diensten). Voor Kapai Italy kan dan de volgende relatie specifieke Robotic template aangemaakt worden:
Standaard Verkoop Robotic Template – Use Case 3
Always-on Agri (veehouder) verkoopt vee aan binnenlandse kopers en verpacht grond en schuren. Boekhoudkundig gezien wordt de verkoop verdeeld tussen Verkoop Jongvee <1 jaar, Verkoop Melkkoeien en Ontvangen huur. Lyanthe verwerkt de verkoopfacturen op lijn (op verzoek).
De Input Factuur trefwoord in deze case zijn de dieren/producten in combinatie met de btw-code. Je kunt meerdere key-words gebruiken door “;” tussen de key-words te plaatsen.
De output GL-code is de code die wordt gebruikt voor de verkoop, in dit geval de verkoop van koeien. De volgende standaardtemplate voorziet in het automatiseren van de boekingsvoorstellen:
AANKOOP ROBOTIC TEMPLATES
Aankoopfacturen worden centraal gerobotiseerd via Lyanthe IBA. Via een administratie specifieke Robotic Rule kunnen administratie specifieke elementen / uitzonderingen gerobotiseerd worden.
Standaard Aankoop Robotic Template – Use Case 1
Bakker Bouw heeft geen zakelijke auto, echter stuurt Bakker Bouw brandstof bonnetje op via de Lyanthe Scan Service. De centrale Robotic Rule in Lyanthe IBA robotiseert deze kosten op Brandstofkosten met RGS WBedAutBra. Via een standaard aankoop factuur kunnen alle brandstofkosten gerobotiseerd worden op de rekening courant, inclusief de BTW conversie (21% naar 0%), via de volgende standaard Robotic Template:
Relatie Aankoop Robotic Template – Use Case 2
Kapai Holding BV (ondernemer) verhuurt kantoorruimte op diverse locaties. De huurfacturen bevatten een uitsplitsing per kostenpost (service en huur) per locatie. Lyanthe verwerkt desbetreffende huurfacturen op lijn. Boekhoudkundig gezien worden de kosten uitgesplitst naar type en per locatie op basis van kosteneenheid. De volgende leverancier specifieke robotic template voorziet in het automatiseren van de boekingsvoorstellen. De Input Factuur trefwoorden (keywords) zijn de verschillende locaties van de kantoorruimte.
Next Steps
Nu je meer weet hoe het Robotic Boekingsvoorstel tot stand komt en hoe je het resultaat kan optimaliseren, kunnen we facturen automatisch verwerken met AutoBook.