GETTING STARTED IBA: 2. INLOGGEN EN NAVIGATIE

Welkom aan boord op het Lyanthe Robotic factuurverwerkingsplatform. Onderstaand een overzicht van de basis elementen van het Lyanthe MFO portaal wanneer je de eerste keer aan de slag gaat.

Inloggen

Na het aanmaken van je user account, zul je een email van ontvangen om jouw Lyanthe account te activeren en je wachtwoord aan te maken.

Let op: de activatiemail verloopt na 24 uur. Is de mail verlopen? Geen probleem, vraag aan jouw functioneel applicatie beheerder om een nieuwe te versturen.

Na het aanmaken van je wachtwoord kun je inloggen met jouw email adres of gebruikerscode en navigeer je naar het Lyanthe MFO portaal van jouw organisatie mfo-[organisatienaam].lyanthe.com

Let op: Indien je gebruikersrechten hebt op Lyanthe’s Robotic applicatie IBA of het functioneel beheer portaal Gateway kun je inloggen via de volgende urls:

gateway-[organisatienaam].lyanthe.com
iba-[organisatienaam].lyanthe.com

Tip: Via het inlogscherm kun je ook navigeren naar de laatste release notes en de statuspagina van Lyanthe. En ben je je wachtwoord vergeten? Geen probleem, via “wachtwoord vergeten” kun je een nieuw wachtwoord instellen.

Tip: Maakt jouw organisatie gebruik van Single Sign On (SSO)? Check de mogelijkheden bij je Lyanthe contact persoon voor de activatie van SSO op het Lyanthe platform.

Navigatie

Nadat je ingelogd bent kom je uit op de standaardpagina gelinkt aan jouw user.

Tip: Via jouw user profiel kun je je startpagina wijzigen naar jouw voorkeur. Voor een overzicht van al je administraties en bijbehorende factuur acties kies voor Openstaand Werk als startpagina.

Menu Top

Via de menu balk kun je:

Wisselen van thema
Navigeren naar jouw gebruikersprofiel (o.a. aanpassen algemene gegevens, taal en startpagina), wachtwoord wijzigen en uitloggen
Een administratie selecteren
Menu inklappen

Menu Side

Via het actie menu aan de linkerkant van het scherm zie je de gebruiker, de geselecteerde administratie, navigatie menu en snelle links.

GEBRUIKER

Toont de ingelogde gebruiker. Via het menu kun je navigeren naar:

Gebruikersprofiel (aanpassen algemene gegevens, taal, startpagina)
Wijzigen wachtwoord
Uitloggen

ADMINISTRATIE

Toont de geselecteerde administratie. Alle acties vanuit Menu zijn gerelateerd aan de geselecteerde administratie. Via het menu kun je navigeren naar de administratie instellingen en (gesynchroniseerde) stamgegevens.

MIJN COCKPIT

Via Mijn Cockpit kun je onder andere inkoop- en verkoopfacturen via drag & drop uploaden voor de geselecteerde administratie.

Tip: Valideer bij het uploaden van inkoop- en verkoopfacturen dat de juiste administratie is geselecteerd en dat niet meerdere browser (MFO) vensters openstaan.

OPENSTAAND WERK

Openstaand Werk toont een overzicht van alle administraties (waarop jij rechten hebt) en in welke stap van de Robotic Invoice Journey een factuur zich bevindt.

Scanstraat: Facturen worden gedigitaliseerd via de Lyanthe Scan Service
IBA Facturen: Inkoop facturen die klaar staan om gerobotiseerd te worden door jouw Robotic collega’s
Niet Toegewezen (Workflow): Facturen die toegewezen dienen te worden aan een autorisatie scenario
WIP (Workflow): Facturen die goedgekeurd dienen te worden in de autorisatie module
In de Wacht (Workflow): Facturen die in de wacht staan in de factuur autorisatie module.
Aankoop / Verkoop: Facturen die klaarstaan voor verwerking in het boekportaal
Nog Niet Verzonden: Facturen die geboekt zijn en verzonden worden naar boekhoudpakket (iedere minuut)
Controleren: Facturen die na verzenden naar boekhoudpakket met een foutmelding zijn teruggekomen (deze staan ook onder Aankoop / Verkoop met foutmelding)

Tip: Door te klikken op de aantallen in het openstaand werk zal automatisch naar de desbetreffende pagina genavigeerd worden en zal de administratie geselecteerd worden.

WERKSTROOM

Het menu item Werkstroom is beschikbaar indien de geselecteerde administratie gebruikt maak van Lyanthe’s factuur autorisatie module “Workflow”. Via het Werkstroom menu kun je navigeren naar:

Toewijzen Scenario: Facturen kunnen gekoppeld worden aan een goedkeur scenario
Werklijst: Overzicht van facturen ter goedkeuring
Beheer: Het beheren van goedkeur scenario’s en automatisch koppelen van een scenario aan een leverancier
Rapporten: Verschillende Werkstroom gerelateerde rapporten en overzichten

DIGITALE BRIEVENBUS

Via de Digitale Brievenbus navigeer je naar de digitale brievenbus aankoop of verkoop van de geselecteerde administratie. In de Digitale Brievenbus verwerk je de boekingsvoorstellen.

BOEKHOUDING

Via het menu Boekhouding kun je navigeren naar:

Archief: Een overzicht van facturen per dagboek van de geselecteerde administratie inclusief de status van verwerking en de mogelijkheid om de factuur en boeking in detail te bekijken
Opvolgen Scans: Status overzicht van geüploade documenten op batch niveau en waar in het proces de batch zich bevindt

RELATIES

Overzicht van klanten en leveranciers van de geselecteerde administratie. Deze relaties zijn opgehaald door de synchronisatie met het boekhoudpakket. Via de relatie overzicht pagina, kunnen relaties bewerkt worden met betrekking tot o.a. AutoBook.

ROBOTIC

Via het menu Robotic kun je navigeren naar:

Robotic Dashboard: Een overzicht van de Robotic “uitval” van de geselecteerde administratie
Robotic Templates Klant: Aanmaken van administratie specifieke robotregel(s) voor verkoopfacturen
Robotic Templates Leveranciers: Aanmaken van administratie specifieke robotregel(s) voor inkoopfacturen

SYNCHRONISEER

Navigeer naar de synchronisatie pagina van de geselecteerde administratie om de synchronisatie met het gekoppelde boekhoudpakket te starten. De synchronisatie haalt de meest recente stamgegevens op (o.a. dagboek, grootboek, btw codes, relatiegegevens).

Tip: Indien je stamgegevens wijzigt in het boekhoudpakket: synchroniseer de administratie zodat deze gegevens ook beschikbaar zijn in het MFO portaal.

Snelle Links

Via Snelle Links kun je als Local Admin navigeren naar:

Lyanthe Gateway – functioneel beheer portaal (indien van toepassing)
IBA – Lyanthe’s centrale robotic applicatie (indien van toepassing)
Release Notes

Overige schermelementen

Overige “standaard” elementen komen terug over de verschillende pagina’s en bevatten onder andere:

DATAGRIDS SORTEREN & ZOEKEN EN VELDEN TOEVOEGEN

Datagrids op de verschillende pagina’s zijn zoekbaar en sorteerbaar.

Mis je bepaalde datavelden in je scherm, of zie je er juist te veel, via “Aanpassen” kun je extra datavelden toevoegen of juist weghalen. Deze worden opgeslagen op gebruikersniveau en zullen dus van toepassing zijn voor alle administraties waar jij als gebruiker bent ingelogd.

BEDRAG VELDEN CALCULATIE FUNCTIE

De bedragvelden in Lyanthe MFO hebben een calculatie functie.

DATUMVELDEN

Datumvelden ondersteunen verschillende soorten formaten inclusief:

(d)d/(m)m/yyyy
dd-mm-yyyy
dd/mm/yyyy

Next Steps

Nu je succesvol bent ingelogd en de basiselementen van het Lyanthe MFO portaal onder de knie hebt ,kunnen we facturen gaan uploaden Starten met Lyanthe Robotics: 3. Scan service

Gerelateerd aan