GETTING STARTED IBA: 4. VERWERKEN VAN FACTUREN

Boeken van inkoop en verkoopfacturen 🦾 🧾

Welkom aan boord op het Lyanthe Robotic factuurverwerkingsplatform. Na de upload, digitalisatie en centrale robotisatisering van de facturen kunnen deze verwerkt worden in het Lyanthe Boek Portaal MFO.

Inloggen en site navigatie

Wil je meer weten hoe je kunt inloggen en de algemene site navigatie zie Starten met Lyanthe: Inloggen en navigatie

Digitale brievenbus

Via de Digitale Brievenbus kun je facturen voor de geselecteerde administratie verwerken.

Via het menu item Digitale Brievenbus navigeer je naar de digitale brievenbus Aankoop of Verkoop van de geselecteerde administratie. Je kunt ook doorklikken op de aantallen onder Aankoop / Verkoop in het openstaand werk, je zal dan automatisch naar de desbetreffende Digitale Brievenbus genavigeerd worden.

In de Digitale Brievenbus wordt een overzicht getoond van de te verwerken facturen, waarbij iedere lijn een boekingsvoorstel is.

Video PlayerDatavelden in de Digitale Brievenbus

Standaard zijn de volgende velden zichtbaar in de digitale brievenbus:

1. Notificaties
2. Kwaliteitsmatrix
3. PDF
4. CreditNota
5. Periode
6. Factuurdatum
7. Factuurnummer
8. Naam van de leverancier/klant
9. Omschrijving van de factuur
10. Totaalbedrag

Via het icoon  kun je extra datavelden toevoegen aan de data-grid.

Belangrijkste elementen lichten we toe.

NOTIFICATIES

De meest voorkomende meldingen zijn Contact, Duplicaat en Exporteren.

• Contact: Nieuwe relatie, we hebben geen bestaande relatie gevonden en bij het boeken zal een nieuwe relatie aangemaakt worden in het gekoppelde boekhoudpakket.
• Duplicaat: Een dubbele factuur is herkend op basis van openstaande of eerder verwerkte facturen (op basis van relatie + factuurnummer + factuurbedrag + factuurdatum)
• Exporteren: Er is een fout opgetreden bij het versturen naar het boekhoudpakket of het boekhoudpakket aanvaardt de factuur niet. Via de hoover zie je de foutmelding.

KWALITEITSMATRIX

De kwaliteitsmatix is een automatische kwaliteitscontrole op factuurniveau, weergegeven door V, !, X met betrekking tot leveranciers- (B), factuur- (F), bedrag (B)- en grootboekcontroles (G/L). Detail informatie is te vinden via een hoover over de kwaliteitsmatix of via [?] en Kwaliteitsmatrix.

“!” is een waarschuwing, maar facturen kun je wel boeken.
“X” dien je te bewerken voordat je ze kunt boeken.

Tip: AutoBook verwerkt alleen automatisch facturen waarbij de kwaliteitsmatrix 4x V is. 

PDF

Door met je muis over het pdf icoontje  te hooveren verschijnt een preview van de eerste pagina van de factuur met daarnaast het boekingsvoorstel. Op deze manier kun je snel en efficiënt nagaan of de factuur correct geboekt wordt. Door op het PDF icoon te klikken opent de PDF in een nieuw browservenster.

Verwerken vanuit de Digitale Brievenbus

Via de Digitale Brievenbus kun je boekingsvoorstellen:

1. Sorteren en filteren
2. Bulk wijzingen toepassen
3. Boeken (in bulk)
4. Afkeuren (in bulk)
5. Her-genereren (1 per keer)
6. Samenvoegen
7. Boekscherm openen (per factuur of in bulk)
8. Door effectief te werken, kunnen veel boekingsvoorstellen verwerkt worden via de Digitale Brievenbus in plaats van het Boekscherm (per factuur)

SORTEREN EN FILTEREN

Door de boekingsvoorstellen te sorteren en filteren kun je snel een duidelijk beeld krijgen van de boekingsvoorstellen. Door bijvoorbeeld te sorteren op leverancier, bedrag, BTW code kun je snel valideren of het boekingsvoorstel correct is, eventueel in combinatie met de PDF hoover.

BULK WIJZIGEN TOEPASSEN

Door één of meerdere facturen te selecteren kun je deze in 1x in bulk wijzigen zonder het boekscherm te openen.

BOEKEN

Door één of meerdere facturen te selecteren kun je deze in 1x in bulk boeken.

AFWIJZEN

Door één of meerdere facturen te selecteren kun je deze in 1x in bulk afwijzen. Zo kun je snel dubbele facturen of documenten die niet verwerkt dienen te worden afwijzen. Tip: Doe dit als eerste stap wanneer je begint met de verwerking!

 

HER-GENEREREN

Voor IBA-administraties zonder Workflow kunnen boekingsvoorstellen voor facturen opnieuw worden gegenereerd (max 25 tegelijk). Deze functie maakt het mogelijk om een ​​administratie-specifieke robotregel in te stellen of een andere leveranciersinstelling) en een boekingsvoorstel opnieuw te genereren op basis van de laatste configuratie. Het huidige boekingsvoorstel wordt afgewezen en binnen 1 minuut na het verversen van het scherm is er een nieuw boekingsvoorstel beschikbaar in de digitale brievenbus.

De onderstaande wijzigingen kunnen worden toegepast bij het her-genereren: 

• IBA Matchingservice 
• IBA BTW Mapping 
• MFO Robotic template (IBA+) "administratie specifieke robotregel"
• Comprimeren 
• Genereer factuurnummer

LET OP! Een (aangepaste) Robotic rule vanuit IBA (algemeen of sector specifiek) wordt niet opnieuw toegepast na het her-genereren. 

SAMENVOEGEN

Indien nodig meerdere boekingsvoorstellen bij elkaar samenvoegen (inclusief de PDFs). Deze functie is handig indien door bijvoorbeeld een upload van 2 losse documenten die bijelkaar horen.

BOEKSCHERM OPENEN

Door op de leverancier te klikken kun je een boeking in detail bekijken en bewerken. Daarnaast kun je, als je meerdere boekingsvoorstellen selecteert en op edit klikt, tussen de verschillende boekingsvoorstellen in detail navigeren.

Verwerken vanuit het Boekscherm

In het boekscherm kun je een factuur:

1. In detail bekijken en bewerken
2. Boeken of Afkeuren
3. Historie van de leverancier bekijken
4. AutoBook en Lijncompressie activeren voor de relatie
5. Her-genereren
6. Navigeren naar Leverancier details, Robotic Administratie Template en Bankgegevens van de leverancier
7. Splitsen, indien een PDF gesplist dient te worden.

Daarnaast zal de PDF automatisch openen in een nieuw browser venster. Wanneer je naar een nieuw boekingsvoorstel gaat zal deze refreshen.

Synchroniseren

Stamgegevens zoals relaties, boekperiodes, dagboeken, relaties, grootboekrekeningen, BTW codes en kostendragers & kostenplaatsen worden gesynchroniseerd vanuit de gekoppelde boekhoudsoftware. Bij synchronisatie in Lyanthe’s boekportaal MFO worden de stamgegevens in MFO bijgewerkt met de laatste gegevens in de boekhoudsoftware.

De synchronisatie wordt automatisch uitgevoerd op basis van periodiciteit (laatste synchronisatiedatum) op het moment dat facturen worden geüpload. Handmatig kan deze synchronisatie worden uitgevoerd in MFO. Indien tussentijds stamgegevens worden bijgewerkt in het boekhoudpakket dien je de administratie te synchroniseren via het menu Synchroniseren.

Archief

In het archief kun je per dagboek de facturen raadplegen die in het dagboek zijn verschenen. Via het menu Boekhouden navigeer je naar het archief van desbetreffend dagboek. In het archief kun je :

1. Facturen bekijken inclusief status (open, afgekeurd, verwerkt).
2. Facturen in bulk downloaden
3. Het boekstuknummer in het boekhoudpakket raadplegen voor verwerkte facturen (TP Doc  No.)
4. Boekingsvoorstel resetten zodat deze weer de status Open heeft en nogmaals verwerkt kan worden
5. Manueel een factuur toevoegen voor verwerking

Next Steps

Nu je beter bekend bent met de basis van het verwerken van facturen, gaan we kijken naar hoe het boekingsvoorstel (Starten met Lyanthe: Het robotic boekingsvoorstel) tot stand komt, hoe je administratie-specifieke robotregels kunt inrichten en hoe we AutoBook kunnen gebruiken!