Lyanthe's Robotic Invoice Journey 🦾🧾
Welkom aan boord op het Lyanthe Robotic factuurverwerkingsplatform. Het Lyanthe platform is gericht op het optimaliseren van het factuurverwerkingsproces voor de accountant.Â
Automatische factuurverwerking
Om facturen automatisch te verwerken, is het een randvoordwaarde dat de automatisch gegenereerde boekingsvoorstellen van hoge kwaliteit en consistent zijn! Als je de boekingsvoorstellen vertrouwt kun je deze automatisch laten verwerken met de AutoBook functionaliteit.
De volgende Lyanthe product features leggen de basis voor deze automatische verwerking:
DIGITALISERING MET 100% HERKENNING EN LIJNVERWERKING
- GeĂĽploade facturen worden na upload automatisch gesplitst indien 1 document meerdere facturen bevat.
- Indien een boekhoudkundige verwerking een verdere splitsing vereist kunnen facturen op factuursamenvatting of lijn worden gedigitaliseerd (denk aan een lease factuur met brandstof en leasetermijn)
- Lyanthe’s document analisten controleren de automatisch gedigitaliseerde factuurinformatie op volledigheid en correctheid
CENTRALE ROBOTREGELS OVER ALLE ADMINISTRATIES
- Aan de hand van een centrale database van Robotic Leveranciers worden algemene en sector specifieke robotregels voor het toewijzen van grootboekrekeningen en BTW codes toegepast over alle administraties
- Uitzonderingen op administratie niveau kunnen ook ingericht worden
AUTOBOOKÂ VAN BOEKINGSVOORSTELLEN
- In Lyanthe’s boekportaal MFO worden boekingsvoorstellen automatisch gegenereerd op basis van de gedigitaliseerde factuurinformatie en de robotregels.
- Met AutoBook kunnen facturen automatisch verwerkt worden.
BI DATAÂ INSIGHTSÂ EN FEEDBACK LOOP
- Het Lyanthe BookBot BI Dashboard visualiseert het verwerkingsproces en genereert inzichten voor verdere optimalisatie van het proces.
Robotic Invoice Journey
De Robotic Invoice Journey geeft een overzicht van de stappen van automatische factuurverwerking.
Onderstaand een visueel overzicht van Lyanthe’s Robotic Invoice Journey:
Â
1) INPUT UPLOADEN FACTUREN
Inkoop- en verkoopfacturen worden geĂĽpload naar de Lyanthe Scan Service.
2) DIGITALISERING (SCAN SERVICE)
Na het uploaden van de facturen, worden de facturen gedigitaliseerd door de Lyanthe Scan Service. Hierin worden de facturen:
- Gesplitst indien 1 PDF meerdere facturen bevat
- Door middel van OCR worden de (14) factuurdata velden gedigitaliseerd en indien van toepassing wordt een factuur op samenvatting of op lijn gedigitaliseerd
- Lyanthe’s documentspecialisten valideren de automatisch herkende velden en corrigeren en vullen de factuurdata aan, indien nodig.
Door de 100% menselijke nauwkeurigheid in Lyanthe’s dienstverlening is de standaard SLA voor het digitaliseren van facturen 1 werkdag.
3) CENTRALE ROBOTISERING (IBA)
Na de digitalisatie van de factuur passeren Inkoopfacturen Lyanthe’s centrale RPA applicatie, IBA. In IBA worden algemene en sector specifieke robotregels toegepast. Deze centrale robotregels worden beheerd door het Robotic team van jouw organisatie.
Indien een robotregel al bestaat, wordt deze automatisch toegepast en kan een factuur automatisch de IBA applicatie passeren naar het boekportaal MFO. Indien een robotregel nog niet bestaat, kan deze worden aangemaakt door het Robotic team van jouw organisatie.
4) VALIDEREN BOEKINGSVOORSTELLEN (MFO)
Geautomatiseerde boekingsvoorstellen worden gegenereerd in Lyanthe’s boekportaal MFO. De uitkomst van het boekingsvoorstel is de combinatie van de gedigitaliseerde factuurinformatie en de centrale robotregels. Je kunt de boekingsvoorstellen valideren voor AutoBook, bewerken (indien nodig).
5) OUTPUT (EXPORTEREN NAAR BOEKHOUDPAKKET)
Na het boeken van de facturen worden deze geëxporteerd naar het boekhoudpakket. Iedere minuut worden boekingen aangeboden voor export.
6) BI MONITORING
Via het Lyanthe BookBot BI Dashboard heeft het Robotic team van jouw organisatie toegang tot automatisch gegenereerde inzichten voor optimalisatie van de robotregels en het werkproces.
Details van de Robotic Invoice Journey
Hieronder een gedetailleerd overzicht van de verschillende elementen.
Lyanthe Scan Service Overzicht
Digitalisatie van facturen met 100% menselijke nauwkeurigheid.
UPLOADEN VAN FACTUREN
Documenten worden door de klant of op kantoor gescand en geĂĽpload via de:
- Lyanthe Mailroom, of
- MFO web upload, of
- Klantportaal van het kantoor (gekoppeld aan Lyanthe via de Lyanthe ScanAPI)
- Automatisch opgehaald via het Peppol netwerk en/of JoinData.
Eenmaal geĂĽpload digitaliseert de Lyanthe Scan Service de facturen. Het proces bestaat uit de volgende stappen:
- Batch uploads met meerdere facturen in één pdf worden automatisch gesplitst in “single” facturen;
- Lyanthe’s OCR engine digitaliseert (14) factuurgegevensvelden;
- De vastgelegde gegevens worden gecontroleerd en waar nodig gecorrigeerd om 100% menselijke nauwkeurigheid te garanderen.
- Inkoopfacturen worden geëxporteerd naar de IBA-applicatie voor robotisering en verkoopfacturen worden direct geëxporteerd naar de MFO-applicatie
Indien er geen specifieke afspraken gelden, worden alle facturen die voor 17.00 uur zijn geĂĽpload de volgende werkdag als digitaal resultaat afgeleverd.
Inkoopfacturen worden geëxporteerd naar IBA voor centrale robotisering en verkoopfacturen worden direct geëxporteerd naar het Lyanthe Boekportaal MFO.
LIJNVERWERKING
Uniek aan de Lyanthe Scan Service is de mogelijkheid voor digitalisatie op lijn of samenvatting. Dit maakt het mogelijk om deze tijdrovende boekingen te automatiseren. Voorbeelden:
- Verzekering facturen kunnen op lijn niveau worden gedigitaliseerd om verschillende verzekeringen boekhoudkundig automatisch uit te splitsen
- Lease facturen kunnen op lijn niveau worden gedigitaliseerd om brandstof, leasekosten en onderhoud boekhoudkundig automatisch uit te splitsen
- Energie facturen kunnen op lijn niveau worden gedigitaliseerd om gas en elektriciteit (incl. teruglevering) boekhoudkundig automatisch uit te splitsen
- Accountancy facturen kunnen op lijn niveau worden gedigitaliseerd om administratieve dienstverlening, advies en salarisverwerking boekhoudkundig automatisch uit te splitsen
- Huur facturen kunnen op lijn niveau worden gedigitaliseerd om huur en servicekosten automatisch uit te splitsen
- Horeca groothandels kunnen op samenvatting of lijn niveau worden gedigitaliseerd om kostprijs van de omzet categorieën (Bier, wijn, keuken, etc.) boekhoudkundig automatisch uit te splitsen
- Agri facturen (loonwerkers, handelsondernemers, veehandelaren, voeders, etc.) kunnen op samenvatting of lijn niveau worden gedigitaliseerd om boekhoudkundig automatisch uit te splitsen
Lyanthe onderhoudt een algemene database van leveranciers voor lijnverwerking. Voor zover een leverancier niet bekend is en standaard op BTW % niveau verwerkt wordt, kan een verzoek worden ingediend voor lijnverwerking.
DIGITALISEREN VAN BONNETJES
Daarnaast hanteert Lyanthe een specifieke verwerking voor bonnetjes waarbij de “leverancier” gestandaardiseerd wordt gedigitaliseerd. Dit zorgt voor effectieve robotisering door eenmalig een robotregel in te stellen voor een type bonnetje en houdt de leveranciersdatabase centraal en op administratie “schoon”. Voorbeelden:
- Diverse leveranciers – Brandstof
- Diverse leveranciers – Restaurant
- Diverse leveranciers – Parkeren
- Diverse leveranciers – Supermarkt
- Diverse leveranciers – Warenhuizen
- Diverse leveranciers – Bouwmarkten
- Diverse leveranciers – Hotels
- Diverse leveranciers – Portokosten
- Etc.
Lyanthe beoordeelt deze categorieën periodiek en kan categorieën van Diverse Leveranciers toevoegen.
Meer weten? Starten met Lyanthe: 3 Scan service
Lyanthe Robotic IBA Applicatie
Centrale robotisering van grootboek en BTW afhandeling op basis van sector specifieke of algemene robotregels
Zodra de inkoopfacturen gedigitaliseerd zijn in de Lyanthe Scan Service, worden de facturen geëxporteerd naar de IBA Applicatie (Lyanthe’s RPA applicatie). Jouw Robotic collega’s hebben toegang tot deze applicatie.
Voorbeeld van het aanmaken van een algemene robotregel van een lease factuur waarbij leasekosten en brandstof gesplitst zijn
In IBA worden de inkoopfacturen gerobotiseerd door middel van robotregels voor robotic leveranciers, dit zorgt voor een gecentraliseerde en consistente toewijzing van grootboekrekeningen en afhandeling van BTW bij de verwerking van facturen door:
- Eén centrale database van Robotic leveranciers met Robotregels op sectorniveau of algemeen niveau;
- Eenmalige inrichting van een Robotregel voor een Robotic leverancier;
- Robotregels worden automatisch toegepast over alle administraties (robotregels op algemeen niveau) of binnen een bepaalde sector (robotregels op sectorniveau);
- De robotregels worden gedefinieerd op basis van
- Robotic Leverancier + BTW %
- Robotic Leverancier + BTW% + Keyword
- Robotic Leverancier + BTW% + artikelcode
Zodra de facturen zijn gerobotiseerd en verwerkt door jouw Robotic team (of automatisch indien robotregels aanwezig zijn voor de desbetreffende inkoopfactuur), worden ze geëxporteerd naar het Lyanthe Boekportaal MFO voor validatie.
Lyanthe Boekportaal MFO
My Financials Online (MFO) is een boekingsportaal waar inkoop- en verkoopfactuur boekingsvoorstellen worden gevalideerd door de MFO gebruikers die verantwoordelijk zijn voor de boekhouding van de administratie(s).
Per administratie kunnen individuele boekingen worden bekeken en verwerkt. De gecreëerde boekingsvoorstellen zijn een resultaat van de gedigitaliseerde factuurinformatie en de robotregels toegepast in de IBA applicatie.
Na beoordeling van het geautomatiseerde boekingsvoorstel door een MFO gebruiker kunnen wijzigingen in alle relevante gegevensvelden worden aangebracht alvorens de boeking te verwerken (exporteren) naar de gekoppelde boekhoudsoftware. Het doel is om, via AutoBook, zoveel mogelijk facturen automatisch te verwerken.
Het resultaat is een journaalpost die in de boekhoudsoftware wordt geboekt op basis van de in MFO getoonde gegevens.
Voorbeeld van de verwerking van een horeca factuur gerobotiseerd op samenvattingsniveau:
Meer weten? Starten met Lyanthe: 4. Verwerken van facturen en Starten met Lyanthe: 5. Het robotic boekingsvoorstel
Lyanthe BI BookBot Dashboard
Het Lyanthe BI BookBot Dashboard kan beschikbaar gemaakt worden voor het Robotic team. Dit vereist een eigen PowerBI licentie.
Het BookBot Dashboard genereert verschillende overzichten en inzichten onder andere:
- AutoBook potentieel
- Afwijkingen van de centrale robotregels en overige “changes”
- Facturen per uur indicatie
Next Steps
Nu je beter bekend bent met Lyanthe’s Robotic factuurverwerkingsplatform kunnen we inloggen op het Lyanthe platform Starten met Lyanthe: 2. Inloggen en navigatie