GETTING STARTED IBA: 6. AUTOBOOK
Verwerken met AutoBook 🦾 🧾
In het Lyanthe boekportaal MFO kun je met de functie AutoBook facturen automatisch verwerken. Dit gebeurt op basis van vooraf ingestelde parameters op relatie niveau in combinatie met de automatische factuurcontrole via kwaliteitsmatrix. Indien AutoBook actief is op de relatie en de kwaliteitsmatrix vier groene V weergeeft, worden facturen automatisch door geboekt naar het boekhoudpakket.
Hoe werkt AutoBook?
Op administratie niveau dient de setting AutoBook geactiveerd te zijn. Deze setting is enkel te beheren in de Lyanthe Gateway. Zodra deze geactiveerd is op administratie niveau, kan AutoBook aangezet worden op een relatie (Leverancier / Klant) in combinatie met een maximaal factuur bedrag (optioneel). Daarnaast dient de factuur te voldoen aan de MFO kwaliteitscontrole, weergegeven door vier groene vinkjes met betrekking tot leveranciers-, factuur-, btw- en grootboekcontroles.
Door deze functie effectief in te zetten kunnen via het Lyanthe Robotic Platform >80% van de facturen automatisch verwerkt worden! Met de nieuwe AutoBook 3.0 functionaliteiten kan dit percentage aan automatisch verwerkte facturen nog hoger worden!
ACTIVEREN VAN AUTOBOOK OP RELATIE
Het activeren van AutoBook op relatie kan via het relatie overzicht of in het boekscherm tijdens het verwerken van facturen. Na de activatie van AutoBook zal iedere minuut gecontroleerd worden of er facturen automatisch verwerkt kunnen worden.
Indien in het Boekscherm Autobook geactiveerd wordt en de factuur geboekt wordt, zal de AutoBook setting geactiveerd worden op de desbetreffende relatie. Alle overige facturen in de digitale brievenbus en toekomstige facturen zullen automatisch verwerkt worden indien deze ook aan de automatische kwaliteitscontrole voldoen.
Tip: Indien na het activeren van Autobook in het boekscherm gekozen wordt voor opslaan in plaats van boeken, zal de factuur ook automatisch verwerkt worden binnen 1 minuut. Na het verversen van het scherm zal deze dus verdwijnen.
Daarnaast kan Autobook ook via het relatiescherm geactiveerd worden via het menu Relaties om vervolgens de relatie te selecteren en te wijzigen.
Tip: In het Lyanthe BookBot BI dashboard kan naast het percentage van AutoBook facturen ook een overzicht gegenereerd worden van relaties waarbij facturen binnen de aangegeven datum filter onveranderd zijn door geboekt. Ideale Autobook kandidaten om het AutoBook percentage verder te verhogen!
Speciale autobook functies
In Autobook kunnen ook facturen met:
- Incomplete relatie gegevens;
- Ontbrekende factuurnummers (denk aan bonnetjes);
- Nieuwe verkoop relaties
automatisch verwerkt worden. Normaliter vallen deze facturen niet in het bereik van AutoBook aangezien deze niet voldoen aan de automatische kwaliteitscontrole via de kwaliteitsmatrix.
INCOMPLETE RELATIE GEGEVENS
Via het relatie edit scherm (leverancier/ klant) kan nu een parameter worden vastgelegd dat de relatie gegevens niet compleet dienen te zijn. Wanneer deze setting aanstaat zullen facturen nu ook een groene V krijgen voor de controle op leveranciersgegevens in de kwaliteitsmatrix en in het bereik van AutoBook 3.0 vallen.
FACTUREN VAN RELATIES ZONDER FACTUURNUMMER
Via het relatie edit scherm (leverancier/ klant) kan nu een parameter worden vastgelegd zodat een fictief factuurnummer gegeneerd wordt voor desbetreffende relatie, indien deze niet aanwezig is. Het formaat van dit factuurnummer is 99/[Factuurdatum]/[Factuurbedrag).
Voorbeeld van een tank bonnetje zonder factuurnummer.
Tankbonnetjes worden door Lyanthe automatisch gedigitaliseerd op de leverancier “Diverse Leveranciers – Brandstof NL”. Een bonnetje met datum 08-04-22 en een bedrag van EUR 25.84 zonder factuurnummer kan via deze setting automatisch het volgende factuurnummer genereren 99/8422/25 (factuurbedrag wordt afgerond naar beneden).
Tip: Dit is ook een handige feature om dubbele facturen of bonnetjes beter te detecteren, bijvoorbeeld voor alle Diverse Leveranciers categorieën die gelinkt zijn aan bonnetjes.
VERKOOP FACTUREN VOOR NIEUWE RELATIES
Voor administraties met veel nieuwe / eenmalige verkooprelaties (B2C) kunnen facturen volledig gerobotiseerd worden doormiddel van de Default Robotic Verkoop template.
Deze facturen vallen nu ook in het bereik van AutoBook 3.0 als de setting op administratie niveau aanstaat en alle boeklijnen van desbetreffende facturen door de Default Robotic Verkoop template gegenereerd zijn. Via Administratie / Setting / Verkoop kan dit nu geactiveerd worden en zal AutoBook parameter (met bedrag ongelimiteerd) en de setting die het toestaat dat relatiegegevens niet compleet dienen te zijn automatisch geactiveerd worden voor de nieuwe klant relatie.
Overige functionaliteiten
Naast bovenstaande features zijn ook de volgende functionaliteiten aanwezig.
AANKOOP FACTUREN
- Facturen met BTW 0% vallen in het bereik van AutoBook indien:
- De BTW code gerobotiseerd is via de centrale robotisering in Lyanthe IBA, of
- De factuur gerobotiseerd is via een administratie specifieke robotic template (default of leverancier), of
- De desbetreffende BTW 0% code opgeslagen is in de stamgegevens van de leverancier
- Facturen met meerdere BTW % vallen in het bereik van AutoBook indien:
- Alle factuurregels succesvol gerobotiseerd zij via de centrale robotisering in Lyanthe IBA, of
- Alle factuurregels succesvol gerobotiseerd zijn via via een administratie specifieke robotic template (default of leverancier)
Bovenstaande is ook van toepassing voor verkoopfacturen die via het JoinData platform aangeboden worden.
VERKOOP FACTUREN
- Facturen met BTW 0% vallen in het bereik van AutoBook indien:
- De factuur volledig gerobotiseerd is via een administratie specifieke robotic template (default of klant), of
- De desbetreffende BTW 0% code opgeslagen is in de stamgegevens van de klant
- Facturen met meerdere BTW % vallen in het bereik van AutoBook indien:
- De factuur volledig gerobotiseerd is via een administratie specifieke robotic template (default of klant)