GETTING STARTED IBA: 3. SCAN SERVICE

Welkom aan boord op het Lyanthe Robotic factuurverwerkingsplatform. De eerste stap van de Robotic Invoice Journey is het uploaden van facturen.

Uploaden van facturen

Documenten worden door jouw klant of jezelf gescand en geüpload naar de Lyanthe Scan Service. Upload mogelijkheden zijn:

• Lyanthe Mailroom, of
• Lyanthe Boekportaal MFO via web upload, of
• Lyanthe Invoice IOS of Android App, of
• Eigen klantportaal van jouw organisatie gekoppeld aan Lyanthe (via de Lyanthe ScanAPI), of
• Automatisch opgehaald via het Peppol netwerk en/of JoinData.

Scannen van documenten

Met betrekking tot het scannen van documenten zijn er de volgende richtlijnen:

• Een PDF kan meerdere facturen van het zelfde type bevatten (1 PDF met enkel inkoopfacturen of verkoopfacturen)
• Maximum file grootte is 15 MB en maximaal 100 pagina’s
• Resolutie: 300 DPI
• Filenaam mag niet groter zijn dan 99 karakters

Indien een document niet verwerkt kan worden door technische redenen (bijv. corrupt), zal een aangewezen contact persoon binnen jouw organisatie gecontacteerd worden door een Lyanthe support medewerker.

Als de kwaliteit van het gescande document slecht is (hetzelfde geldt voor handgeschreven facturen of handgeschreven opmerkingen) of niet volledig (ontbreekt een deel van een pagina), kan de kwaliteit van de digitalisatie  in Lyanthe’s Scan Service niet worden gegarandeerd.

Indien een document slecht gescand is, waardoor de gegevens op de factuur onbekend of onleesbaar zijn, worden deze gegevens niet gedigitaliseerd. Let op dat Lyanthe wel altijd een factuur verwerkt, echter de digitalisatie van datavelden is dan niet compleet!

Lyanthe Mailroom

MAILROOM ADRES

Iedere administratie heeft een uniek Lyanthe mailroom adres waarnaar aankoop- en verkoopfacturen kunnen worden verstuurd. Het mailroom adres bestaat uit 10 cijfers, gevolgd door -99 en het domein geregistreerd voor jouw organisatie ( [xxxxxxxxxx]-99@[organisatie domein].com.

Het mailroom adres voor de geselecteerde administratie kun je vinden onder het uploaden menu. Zie schermvoorbeelden onderstaand: 

1) Upload positie top menu: 
 

2) Upload positie side menu menu: 

De klant en jij kunnen direct facturen naar dit adres sturen. Het is niet nodig om de afzenders te “whitelisten”.

WERKEN MET ÉÉN MAILROOM ADRES OF TWEE

Indien gebruik wordt gemaakt van de “standaard” mailroom inrichting kunnen op het mailroom adres zowel inkoop- als verkoopfacturen worden geüpload waarbij het onderwerp van de mail bepaald of het inkoop- of verkoopfacturen betreft.

Daarnaast is het mogelijk om met twee mailroom adressen per administratie te werken, waarbij er een separaat e-mail adres is voor inkoop- en voor verkoopfacturen.

Deze keuze is van toepassing op alle administraties binnen de desbetreffende organisatie. 

STANDAARD RICHTLIJNEN VAN DE LYANTHE MAILROOM

1) Zorg dat je het correcte e-mail adres gebruikt en dat deze in het “Aan” of “CC” veld staat. Let op: het adres mag niet in het BCC veld staan.

2) Indien gebruik wordt gemaakt van de standaard mailroom inrichting, bepaald het onderwerp van de e-mail of je inkoop- of verkoopfacturen gaat opsturen. Vermeld hierbij het document type zoals in de onderstaande tabel is weergegeven.

Document type standaard inrichting

Inkoopfacturen	geen onderwerp, “Purchase”, “P”, “Aankoop”
Verkoop	“Sales”, “S”, “Verkoop”, “V”
Declaraties	“#PD”
Purchase Reverse Billing	“#RB”, “#RBP”
Sales Reverse Biling	#RBS”

Let op: indien een document in het verkeerde kanaal is geüpload zal deze gedigitaliseerd worden als Diverse Leveranciers / Klanten en dient deze opnieuw geüpload te worden.

Tip: Ieder bestand zal 1 batch creëren. Bevat 1 factuur meerdere documenten dan kunnen deze worden samengevoegd tijdens de üpload door het onderwerp “#PD” te gebruiken

3) Indien jouw organisatie gekozen heeft voor twee mailroom adressen per administratie, bepaald het e-mail adres van de d e-mail of je inkoop- of verkoopfacturen gaat opsturen.

Dit betekent dat voor:

• Inkoopfacturen er een p achter -99 toegevoegd dient te worden: [xxxxxxxxxx]-99p@[organisatie domein].com
• Verkoopfacturen er een s achter -99 toegevoegd dient te worden: [xxxxxxxxxx]-99s@[organisatie domein].com
• Declaraties er een d achter -99 toegevoegd dient te worden: [xxxxxxxxxx]-99d@[organisatie domein].com

Indien geen p, s of d wordt toegevoegd [xxxxxxxxxx]-99@[organisatie domein].com zal de de upload als inkoop worden beschouwd.

4) De volgende bestandstypen worden ondersteund:

File type

pdf

ubl

mail

docx

xls

xlsx

png

xml

tif

tiff

jpeg

png

Min. file size

xml en pdf in 1 mail

indien mail het woord “factuur” of “invoice” bevat

25kb

50kb

5) Verschillende soorten bestandstypen in één e-mail worden niet ondersteund.
(bijvoorbeeld: .pdf & .xls gaat dus niet samen in een e-mail)

Lyanthe Web Upload

Via het Lyanthe Boekportaal MFO kunnen inkoop en verkoopfacturen geüpload worden via drag & drop:

1. Selecteer de juiste administratie
2. Via het menu “Mijn Cockpit” selecteer je of je Aankoop- of Verkoopfacturen wilt uploaden
3. Selecteer het correcte dagboek dat gebruikt dient te worden
4. Selecteer de bestanden of gebruik de drag & drop functionaliteit
5. Het invullen van de batch titel is optioneel. Indien geen batchtitel wordt ingevoerd zal de originele filenaam gebruikt worden
6. Bevestig de upload
7. Controleer of de upload geaccepteerd is (geen foutmelding / batnummer gegenereerd)

Let op: Via de web upload functionaliteit kunnen enkel PDF bestanden geüpload worden. De maximale file size per upload is 30mb (bijv. 2 bestanden van 17mb en 15mb dienen separaat geüpload dienen te worden). 

Batchnummer

Na het uploaden van bestanden zal een uniek trackingsnummer gegeneerd worden, bijv. 2022_1_20220627_081151710264. Dit nummer bestaat uit een timestamp van de upload (yyyy/mm/dd/time)

Tip: support vragen over een specifieke factuur? Vermeld altijd de administratie en het desbetreffende batchnummer om sneller geholpen te kunnen worden. 

Opvolgen status facturen

Via de pagina “Openstaand werk” of  “Boekhouding/Opvolgen scans” kan de status van de geüploade facturen geraadpleegd worden.

OPVOLGEN SCANS

Via Boekhouding/Opvolgen Scans kan de status van een batch in het digitalisatie proces bekeken worden.

Batch Status	Progressie
Verzonden	Bestand in Lyanthe Scanstraat aangekomen
In werking	Batch wordt gevalideerd door Lyanthe Document Analist
Exported to IBA	Facturen aangekomen in centrale robotiseringsplatform Lyanthe IBA en dienen opgepakt te worden door jouw organisatie’s robotic team
Exported to MFO of Geëxporteerd	Facturen aangekomen in boekportaal voor verwerking

Tip: Door het selecteren van “Alles Tonen” en door de datum en de periode aan te passen zie je een overzicht van alle administraties waarop je rechten hebt. 

OPENSTAAND WERK

Via Openstaand Werk kan de status van een factuur gevolgd worden op administratie niveau. De Openstaand Werk pagina toont een overzicht van de openstaande factuur acties per administratie met betrekking tot Scanstreet, IBA, Workflow en Boekhouding (factuurverwerking):

1. Scanstraat: Facturen worden gedigitaliseerd door Lyanthe
2. IBA Facturen: Inkoop facturen voor centrale robotisering
3. Aankoop / Verkoop: Facturen voor verwerking in boekportaal
4. Nog Niet Verzonden: Facturen die geboekt zijn en verzonden worden naar boekhoudpakket (iedere minuut)
5. Controleren: Facturen die na verzenden naar boekhoudpakket  met een foutmelding zijn teruggekomen (deze staan ook onder Aankoop / Verkoop met foutmelding)

Next steps

Nadat de facturen succesvol zijn geüpload, zullen deze de verdere Robotic Invoice Journey volgen om deze in Lyanthe MFO Boekportaal te verwerken Starten met Lyanthe: Verwerken van facturen