In IBA Instellingen is het mogelijk om Aankoop Zelflerend en/of Verkoop Zelflerend in te schakelen.
Hoe stel je dit in?
Deze instellingen zijn te vinden onder Instellingen en kunnen afzonderlijk voor aankoop- en verkoopfacturen worden geactiveerd.
Wanneer een factuurlijn niet door IBA wordt gerobotiseerd en er op administratieniveau geen Robotic Template actief is (deze heeft altijd voorrang in de hiërarchie), bepaalt het zelflerend algoritme de grootboekrekening van de factuurlijn in het boekingsvoorstel in MFO.
Hoe werkt het zelflerende algoritme?
- Het algoritme analyseert de MFO boekingshistorie van de betreffende relatie binnen de administratie.
- Hierbij kijkt het algoritme naar het btw-percentage en de omschrijving van de laatste 100 boekingsregels van deze relatie, en vergelijkt deze met de niet gerobotiseerde factuurlijn.
- Wanneer een factuurlijn bijvoorbeeld 21% btw bevat, haalt het algoritme maximaal de100 laatst verwerkte boekregels in MFO met 21% btw uit de historie.
- Indien er geen historische regels met hetzelfde btw-percentage beschikbaar zijn, kijkt het algoritme naar de overige laatste 100 boekingsregels van de relatie.
- De omschrijving van de huidige factuurlijn wordt vergeleken met de omschrijvingen uit de historie en er wordt een score toegekend.
- De grootboekrekening van het boekingsvoorstel in MFO wordt bepaalt op basis van de hoogste score en wordt automatisch gekozen in het boekingsvoorstel.
- Als er boekingshistorie is, zal altijd een grootboek worden voorgesteld.
- Als er geen boekingshistorie is, wordt de grootboekrekening gebruikt die op de stamkaart van de leverancier is vastgelegd (indien aanwezig).
Veel gestelde vragen over het zelflerend algoritme
1. Hoe werkt het bij nieuw voorgestelde relaties in MFO?
Nieuwe relaties hebben nog geen MFO-boekingshistorie. In dat geval kan het algoritme geen match maken en wordt er geen grootboekrekening voorgesteld.
Na verwerking van de eerste factuur ontstaat er historie, die bij volgende facturen gebruikt kan worden.
2. Wanneer wordt dit algoritme toegepast?
Het zelflerend algoritme wordt toegepast zodra de instelling is ingeschakeld, op alle factuurlijnen die niet door IBA worden gerobotiseerd.
Dit betekent:
Voor facturen die niet gekoppeld kunnen worden aan een Robotic Leverancier, of
Voor factuurlijnen waarop geen robotregel / IBA Robotic Grootboek is toegepast.
📌 Voorbeeld: een factuur heeft 10 lijnen, waarvan 9 worden gerobotiseerd via IBA en 1 niet. Alleen die ene lijn wordt door het zelflerend algoritme behandeld.
⚠️ Let op: indien er een Robotic Template in MFO aanwezig is, heeft deze altijd voorrang.
3. Welke historie wordt gebruikt?
Het algoritme kijkt uitsluitend naar de MFO-boekingshistorie van verwerkte boekingen binnen dezelfde administratie en dezelfde relatie.
Er wordt geen centrale Lyanthe-database gebruikt; elke administratie ‘leert’ dus zelfstandig.
Openstaande of afgekeurde boekingsvoorstellen worden niet meegenomen als historie.
4. Hoe werkt het bij nieuw voorgestelde relaties in MFO?
Nieuwe relaties hebben geen MFO-boekingshistorie.
In dat geval kan het algoritme geen match maken en wordt er geen grootboekrekening voorgesteld, gezien er ook geen grootboek op de stamkaart van de relatie zal staan.
5. Hoe werkt het bij bestaande relaties zonder boekingshistorie in MFO?
Indien een relatie geen boekingshistorie heeft, kan het algoritme geen match maken.
In dat geval wordt de grootboekrekening van de stamkaart van de relatie gebruikt (indien aanwezig).
Is er geen grootboekrekening op de stamkaart vastgelegd? Dan wordt er geen grootboekrekening voorgesteld.
Na het verwerken van de eerste factuur ontstaat er historie, die bij volgende facturen gebruikt kan worden.
⚠️ Let op: het is belangrijk dat deze factuur correct verwerkt wordt, gezien deze bij een volgende keer als historie gebruikt wordt.
6. Hoe werkt het indien er een Robotic Template in MFO aanwezig is?
Wanneer er een Robotic Template is ingericht (standaard of relatie-specifiek), dan heeft deze altijd voorrang op het zelflerend algoritme. Zodra de inputparameters van de template matchen, wordt de template toegepast.
7. Kunnen boekingen waarbij het zelflerend algoritme wordt toegepast verwerkt worden door AutoBook?
In het algemeen kunnen facturen met meerdere btw-percentages alleen door AutoBook verwerkt worden indien:
Alle factuurregels succesvol zijn gerobotiseerd via de centrale robotisering in Lyanthe IBA, of
Alle factuurregels succesvol zijn gerobotiseerd via een administratie specifieke Robotic Template (standaard of leverancier).
Omdat factuurlijnen waarop het zelflerend algoritme wordt toegepast niet gerobotiseerd zijn, krijgen boekingsvoorstellen met meerdere btw-percentages in dit geval een uitroepteken (!) waarschuwing en vallen zij buiten AutoBook.