MFO - hoe kan ik de facturen insturen via email?

U wilt weten aan welke voorwaarden het insturen van facturen moet voldoen en hoe dit geregeld kan worden voor onze relaties.

• Mailroom adres

Iedere administratie heeft een uniek Lyanthe mailroom adres waarnaar aankoop- en verkoopfacturen kunnen worden verstuurd. Het mailroom adres bestaat uit 10 cijfers, gevolgd door -99 en het domein geregistreerd voor jouw organisatie ( [xxxxxxxxxx]-99@[organisatie domein].com.

Het mailroom adres voor de geselecteerde administratie kunt u onder andere vinden via Mijn Cockpit in Lyanthe’s MFO portaal:

 

• Doorstuuradressen

Iedere administratie kan naast het door Lyanthe gegenereerde mailadres, ook een onbeperkt aantal doorstuuradressen instellen. Meer informatie over het instellen van doorstuur adressen vind u in dit artikel: Instellen doorstuur adressen

1. Richtlijnen van de Lyanthe mailroom
2. Zorg dat u het correcte e-mail adres gebruikt en dat deze in het “Aan” of “CC” veld staat.              Let op: het adres mag niet in het BCC veld staan!
3. Het onderwerp van de e-mail bepaalt of u inkoop- of verkoopfacturen gaat opsturen.
4. Vermeld daarom in het "onderwerp van de mail, bij het document type zoals in de onderstaande tabel is weergegeven.
   

   Document Type
   Inkoopfacturen	Onderwerpveld Leeg laten, , “Purchase”, “P”, “Aankoop”
   Verkoopfacturen	“Sales”, “S”, “Verkoop”, “V”
   Declaraties	“#PD”
   Credit Inkoopfacturen	“#RB”, “#RBP”
   Credit Verkoopfacturen	“#RBS”

   Let op: indien een document in het verkeerde kanaal is geüpload zal deze gedigitaliseerd worden als Diverse Leveranciers / Klanten en dient deze opnieuw geüpload te worden.
5. Ieder bestand zal 1 batch creëren. Bevat 1 factuur meerdere documenten dan kunnen deze worden samengevoegd tijdens de upload door het onderwerp “#PD” te gebruiken.
6. Lees meer over de bestandstypes die wij ondersteunen:
   Ondersteunde bestandtypes

Let op:

• Verschillende soorten bestandstypen in één e-mail worden niet ondersteund.
  (bijvoorbeeld: .pdf & .xls gaat dus niet samen in een e-mail)
• er zijn bij sommige document type verschillende opties waaruit u kan kiezen
• de # is belangrijk om deze goed te melden in het onderwerp van de mail bij ingestuurde declaraties, credit inkoopfacturen en Credit verkoop facturen
• Bij het gebruik van # ervoor zorgen dat er geen extra spatie wordt gebruikt
• Voor meer informatie over #PD verwijzen wij naar het volgende artikel:
  Het uploaden van facturen die samengevoegd moeten worden. #PD in onderwerp van e-mail upload
  

Conclusie

Het goed opvolgen van de richtlijnen voor het insturen van de facturen via de email, zal zorgen voor een snelle en correcte verwerking van de documenten.