Wanneer je facturen naar Lyanthe verstuurt, is het belangrijk dat het unieke administratie-e-mailadres altijd duidelijk zichtbaar in de e-mail staat. Soms lukt de verwerking niet, en een veelvoorkomende oorzaak is dat het administratie-adres in de BCC (Blind Carbon Copy) is geplaatst. In dit artikel leggen we uit waarom dit gebeurt en hoe je het eenvoudig kunt oplossen.
Hoe Lyanthe facturen herkent
Elke administratie binnen Lyanthe heeft een uniek e-mailadres. Dit adres gebruiken we om automatisch te bepalen bij welke administratie een binnenkomende factuur hoort.
Hiervoor kijkt ons systeem naar de ontvangers in de:
TO (Aan)
CC (Kopie)
Alleen e-mailadressen die in deze velden staan, zijn zichtbaar in de e-mailheader die wij ontvangen en verwerken.
Wat gaat er mis bij BCC?
Wanneer het administratie-e-mailadres in de BCC wordt geplaatst, gaat dit mis. Dit komt doordat:
1. BCC-adressen worden niet meegestuurd naar ontvangers
Het e-mailprotocol (SMTP) zorgt ervoor dat BCC-ontvangers onzichtbaar blijven. De verzendende mailserver verwijdert alle BCC-adressen voordat de mail naar de ontvanger wordt gestuurd.
➡️ Dit betekent: het administratie-adres staat niet in de mail die Lyanthe ontvangt.
2. De noodzakelijke metadata ontbreekt
Omdat het administratie-adres niet zichtbaar is, mist Lyanthe de belangrijkste informatie om te bepalen:
Voor welke administratie de factuur bedoeld is.
In welk digitaal postvak de factuur moet worden geplaatst.
Zonder deze gegevens kunnen we de factuur niet automatisch verwerken of toewijzen.
3. Andere herkenningsmethoden zijn niet betrouwbaar genoeg
Elementen zoals afzendergegevens, bedrijfsnamen of factuurinhoud zijn niet uniek en kunnen voor meerdere administraties voorkomen. Daarom mogen en kunnen we daar niet op routen.
Gevolg voor de gebruiker
Een factuur die via BCC wordt verstuurd:
Kan niet worden verwerkt door Lyanthe
Komt terecht in een onbekende inkomende stroom of wordt geweigerd
Vereist handmatige actie om alsnog goed te verwerken
Hoe los je dit op?
Wil je dat de factuur correct wordt ingelezen door Lyanthe?
✔️ Plaats het administratie-e-mailadres altijd in de TO of CC
✘ Gebruik nooit de BCC voor het administratie-adres
Stuur de factuur opnieuw naar het juiste e-mailadres in TO/CC, en de verwerking zal automatisch plaatsvinden zoals verwacht.
Veelgestelde vragen
Kan Lyanthe BCC toch zichtbaar maken?
Nee. Dit is technisch onmogelijk omdat BCC-adressen expliciet niet worden meegestuurd volgens het e-mailprotocol.
Kunnen we facturen automatisch op basis van inhoud herkennen?
Nee, omdat inhoud of afzenders niet betrouwbaar genoeg zijn om administraties uniek te identificeren. Het e-mailadres blijft de enige veilige en geldige methode.