Insturen van facturen via email

Mailroom adres

Iedere administratie heeft een uniek Lyanthe mailroom adres waarnaar aankoop- en verkoopfacturen kunnen worden verstuurd. Het mailroom adres bestaat uit 10 cijfers, gevolgd door -99 en het domein geregistreerd voor jouw organisatie ( [xxxxxxxxxx]-99@[organisatie domein].com. Het mailroom adres voor de geselecteerde administratie kun je vinden onder het uploaden menu. Zie schermvoorbeelden onderstaand: 

1) Upload positie top menu: 
 

2) Upload positie side menu menu: 

U kunt direct facturen naar dit adres sturen. Het is niet nodig om de afzenders te “whitelisten”.

Werken met één e-mail adres per administratie of twee. 

Indien gebruik wordt gemaakt van de “standaard” mailroom inrichting kunnen op het mailroom adres zowel inkoop- als verkoopfacturen worden geüpload waarbij het onderwerp van de mail bepaald of het inkoop- of verkoopfacturen betreft.Daarnaast is het mogelijk om met twee mailroom adressen per administratie te werken, waarbij er een separaat e-mail adres is voor inkoop- en voor verkoopfacturen. Deze keuze is van toepassing op alle administraties binnen de desbetreffende organisatie. 

Indien de organisatie gekozen heeft voor twee mailroom adressen per administratie, bepaald het aan: e-mail of deze als inkoop- of verkoopfacturen worden gedigitaliseerd. Dit betekent dat voor:

• Inkoopfacturen er een p achter -99 toegevoegd dient te worden: [xxxxxxxxxx]-99p@[organisatie domein].com
• Verkoopfacturen er een s achter -99 toegevoegd dient te worden: [xxxxxxxxxx]-99s@[organisatie domein].com
• Declaraties er een d achter -99 toegevoegd dient te worden: [xxxxxxxxxx]-99d@[organisatie domein].com

Let op!: Indien geen p, s of d wordt toegevoegd [xxxxxxxxxx]-99@[organisatie domein].com zal de de upload als inkoop worden beschouwd.

Doorstuuradressen

Iedere administratie kan naast het door Lyanthe gegenereerde mailadres, ook een onbeperkt aantal doorstuuradressen instellen. Doordat we het ontvanger mailadres niet kunnen uitlezen als deze zijn doorgestuurd dient u deze doorstuuradressen niet alleen zelf te configureren maar ook in ons Gateway (MFP) portaal te declareren. Zie voor het declareren onze uitleg in de Gateway (MFP) documentatie.

Richtlijnen van de Lyanthe mailroom

Zorg dat u het correcte e-mail adres gebruikt en dat deze in het “Aan” of “CC” veld staat.             

LET OP!: het adres mag niet in het BCC veld staan!

Het onderwerp van de e-mail bepaalt of u inkoop- of verkoopfacturen gaat opsturen. Vermeld hierbij het document type zoals in de onderstaande tabel is weergegeven.

Document Type
Inkoopfacturen	Leeg, “Purchase”, “P”, “Aankoop”
Verkoopfacturen	“Sales”, “S”, “Verkoop”, “V”
Declaraties	“#PD”
Credit Inkoopfacturen	“#RB”, “#RBP”
Credit Verkoopfacturen	“#RBS”

LET OP!: indien een document in het verkeerde kanaal is geüpload zal deze gedigitaliseerd worden als Diverse Leveranciers / Klanten en dient deze opnieuw geüpload te worden.

TIP: Ieder bestand zal 1 batch creëren. Bevat 1 factuur meerdere documenten dan kunnen deze worden samengevoegd tijdens de üpload door het onderwerp “#PD” te gebruiken

LET OP!: Verschillende soorten bestandstypen in één e-mail worden niet ondersteund.
(bijvoorbeeld: .pdf & .xls gaat dus niet samen in een e-mail)

Lees meer over de bestandstypes die wij ondersteunen

Verschillende soorten bestandstypen in één e-mail worden niet ondersteund. (bijvoorbeeld: .pdf & .xls gaat dus niet samen in een e-mail)