Hieronder leggen wij uit aan welke richtlijnen de documenten moeten voldoen om correct te kunnen worden verwerkt.
Met betrekking tot het scannen van documenten zijn er de volgende richtlijnen:
-
Een PDF kan meerdere facturen van het zelfde type bevatten (1 PDF met enkel inkoopfacturen of verkoopfacturen)
-
Maximum file grootte is 15 MB en maximaal 150 pagina’s
-
Resolutie: 300 DPI
-
Filenaam mag niet groter zijn dan 99 karakters
Het kan voorkomen dat documenten door ons worden afgekeurd. Hieronder vermelden wij een aantal redenen waardoor dit kan voorkomen:
- Indien een document door technische redenen (bijv. corrupt file) niet verwerkt kan worden, zal een aangewezen contactpersoon binnen uw organisatie gecontacteerd worden door een Lyanthe support medewerker via een mailbericht.
- Als het document meer dan het toegestane aantal pagina's bevat zal een aangewezen contactpersoon binnen uw organisatie gecontacteerd worden door een Lyanthe support medewerker via een mailbericht.
Bij een slecht leesbare factuur zal Lyanthe deze wel verwerken, maar de digitalisatie van datavelden is dan niet compleet! Dat kan bijvoorbeeld voorkomen in de volgende gevallen:
- Als de kwaliteit van het gescande document slecht of niet volledig is (er ontbreekt een deel van een pagina), kan de kwaliteit van de digitalisatie in Lyanthe’s Scan Service niet worden gegarandeerd. Dit geldt ook voor handgeschreven facturen of handgeschreven opmerkingen.
- Indien een document slecht gescand is, waardoor een deel van de gegevens op de factuur onbekend of onleesbaar zijn.
Conclusie
Om de kwaliteit van de verwerking hoog te houden, is het aanleveren van correcte en goed leesbare facturen zeer belangrijk.