Inleiding
De centrale matchingservice van Lyanthe voorkomt dat er per administratie handmatig een vertaalslag gemaakt moet worden naar de juiste grootboekrekeningen. Hierdoor kunnen robotregels generiek en efficiënt worden toegepast, terwijl er toch ruimte is voor administratie-specifieke uitzonderingen.
Wat is de centrale matchingservice?
Centrale robotregels: op leveranciersniveau gekoppeld aan centrale grootboeken.
Voorbeeld: leverancier Yellowbrick wordt altijd gekoppeld aan het centrale grootboek “Parkeerkosten auto’s”.Centrale grootboekschema’s: ingericht tijdens onboarding, bijvoorbeeld het standaardschema van een kantoor, een sectorspecifiek schema of RGS MKB.
Uitkomst: elke robotregel leidt naar een centraal grootboek. De matchingservice zoekt vervolgens automatisch het best passende administratie-specifieke grootboek.
Hoe werkt grootboekmatching in de praktijk?
De matchingservice hanteert een hiërarchie van regels: van specifiek naar generiek. Dit garandeert dat de meest passende boeking wordt gekozen.
Voorbeeld: Grootboek “Parkeerkosten auto’s”
Regel 1 – Exacte match
Grootboekcode = 4204190
Omschrijving bevat parkeer, kosten, auto
➝ Altijd boeken op dit grootboek (meest specifiek, vaak kantoorstandaard).
Regel 2 – Code start met ‘4’ + omschrijving
Code begint met 4 (kostenrekening)
Omschrijving bevat parkeer, kosten
➝ Boeken op “Parkeerkosten auto’s”.
Regel 3 – Code start met ‘4’ + alternatieve termen
Code begint met 4
Omschrijving bevat varianten zoals parkeren of parkeer
➝ Vangt tekstvarianten op.
Regel 4 – Code start met ‘4’ + bredere zoekwoorden
Code begint met 4
Omschrijving bevat overige, auto, kost
➝ Meer generieke koppeling als er geen specifieke rekening bestaat.
Regel 5 – Code start met ‘4’ + uitsluiting
Code begint met 4
Omschrijving bevat auto en kost
Uitsluiting: bevat ook automatisering
➝ Voorkomt verkeerde boeking op ‘automatiseringskosten’.
Wat zijn de voordelen?
✔ Geen handmatige mapping per administratie naar RGS of standaardschema.
✔ Mogelijkheid om later een RGS of nieuw schema aan te leggen zonder verlies van automatisering.
✔ Generieke regels over alle administraties, met ruimte voor nuances.
✔ Eenvoudig te finetunen en flexibel aan te passen.
Veelgestelde vragen
▶ Moet ik per administratie een eigen mapping inrichten?
Nee, dat is niet nodig. Dankzij de centrale matchingservice worden administraties automatisch herkend en gekoppeld.
▶ Kan ik later overstappen naar een ander grootboekschema, bijvoorbeeld RGS?
Ja, dit kan zonder dat bestaande robotregels verloren gaan.
▶ Wat als er uitzonderingen zijn in een specifieke administratie?
Je kunt altijd extra robotregels op administratieniveau toevoegen voor uitzonderingen.
Kortom: de centrale matchingservice maakt robotisering schaalbaar en consistent, terwijl er ruimte blijft voor administratie-specifieke details.