IBA - De introductie 

LET OP: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor organisaties die gebruik maken van de Lyanthe IBA Robotics propositie.

Na de digitalisatie van facturen in de Lyanthe scan service en indien de administratie een IBA administratie is worden de inkoopfacturen geëxporteerd naar het Lyanthe IBA robotic portaal voor centrale robotisering.

De “core” van IBA (Intelligent Booking Application) wordt gevormd door de robotic leveranciers en de bijbehorende boekingsregels. IBA is een rule-based verwerkingsmodel. Hier worden algemene en sector specifieke boekingsregels voor een robotic leverancier één keer aangemaakt en zijn van toepassing op alle administraties van het accountantskantoor.

Dit zorgt voor een schaalbare, gecentraliseerde en consistente allocatie van grootboekrekeningen en BTW afhandeling bij het verwerken van facturen. Het IBA robotic portaal is over het algemeen alleen beschikbaar voor Robotic key-users die toegang hebben. De Robotic key-users beheren de centrale robotregels die worden toegepast over alle administraties. Zodra de facturen zijn gerobotiseerd en verwerkt door het robotic team (of automatisch indien robotregels aanwezig zijn voor de desbetreffende robotic leverancier), worden ze geëxporteerd naar het Lyanthe Boekportaal MFO voor validatie.

Robotic Principes

Hieronder de verschillende IBA Robotic principes samengevat:

Inkoopfacturen

Robotregels worden in principe enkel toegepast op inkoopfacturen. Verkoopfacturen worden niet centraal gerobotiseerd maar op administratie niveau in de applicatie MFO.

Robotic leverancier

Robotregels worden opgesteld voor centrale “Robotic leveranciers”. Een Robotic leverancier is een centrale unieke leverancier met een KvK-nummer (NL) en btw-nummer (andere EU-landen) en wordt automatisch aangemaakt indien deze de “eerste” keer voorkomt in IBA.
Op basis van het KvK-nummer en/of BTW nummer gedigitaliseerd op een factuur wordt een factuur gekoppeld aan een Robotic Leverancier en bijbehorende Robotregels.

Robotregels IBA robotic grootboek

Voor een Robotic Leverancier kunnen algemene robotregels (algemeen) of sectorspecifieke robotregels (specifiek) worden aangemaakt:

• Sectorspecifieke regels worden toegepast als de sector op de administratie (een afgeleide van de SBI-code) overeenkomt met de gedefinieerde sector van de robotregel.
• Algemene robotregels worden toegepast op alle administraties, ongeacht de sector (en als er geen sectorregel van toepassing is)

Sectorspecifieke robotregels hebben prioriteit over Algemene robotregels. Daarnaast kan op administratie niveau een administratie specifieke robotregel worden aangemaakt die de centrale robotregel overruled.

Robotregels voor de een Robotic Leverancier hebben de volgende invoerparameters en worden toegepast in de volgende hiërarchie:

1. Robot Leverancier + Artikelcode + BTW% (alleen als lijnherkenning actief is of UBL), dan
2. Robotleverancier + Trefwoord + BTW% (alleen als lijnherkenning actief is of UBL), dan
3. Robotleverancier + BTW %

De uitkomst van een robotregel is de toepassing van een IBA Robotic grootboek code op een factuurlijn. De IBA Robotic grootboek code is een centrale grootboek code die bij de export naar het Lyanthe Boekportaal MFO geconverteerd dient te worden naar een beschikbaar grootboek op administratie niveau. Dit gebeurd op basis van RGS, grootboekcode of “Robotic Matching Service”.