Templates aanmaken
In dit artikel zullen we uitleggen wat het voordeel is van templates en hoe u een template kunt aanmaken in MFO.
Een template aanmaken zorgt voor een snellere afhandeling van de boekingen. Dit wordt toegepast bij periodieke facturen.
Het maakt hierin niet uit of dit op dagelijkse/wekelijkse of maandelijkse basis is.
Door een template aan te maken worden standaard regels klaargezet met hierin o.a. grootboekrekeningen en BTW codes. Hierdoor hoeft u alleen maar bedragen over te nemen vanuit uw factuur en de boeking door te zetten naar uw boekhoudpakket.
Hoe maakt u een template aan?
Allereerst kan dit op 2 manieren. Als eerste zullen wij hieronder aantonen wat het meest toegepast wordt.
Onderaan dit artikel staat bij tip een 2de methode, waarin ook een overzicht te zien is van reeds opgeslagen templates.
Ga in MFO naar uw "Digitale Brievenbus" , selecteer "Aankoop" of "Verkopen" en selecteer de gewenste factuur.
Zorg ervoor dat de desbetreffende regel geselecteerd is
Klik vervolgens op het potloodje rechts bovenin.
U zult nu in het detailscherm van uw boeking terecht komen.
Let op! Bij het maken van een template hebben wij hier 2 mogelijkheden.
1. Het maken van een allereerste template voor een boeking.
Dan zal het zichtbaar zijn d.m.v. een "+".
2. Mocht u al een bestaande template hebben, dan zal dit anders weergeven worden. namelijk:
Optie 1:
Indien dit voor het eerst aangemaakt gaat worden, dan zult enkel het "+" kunnen aanklikken.
U komt dan in het "Nieuw MFO template" scherm.
Bij "Omschrijving" (nr 1 op printscreen) kunt u uw template een naam geven.
Tip: Kies hier de namen bewust, zodat u in de toekomst uw templates makkelijk kunt herkennen, selecteren in een dropdown en kunt toepassen voor andere boekingen.
Vul vervolgens de juiste waarde in de vakjes bij nummer 3.
Bedragen kunnen maandelijks afwijken. In dit geval raden wij aan om dit in te stellen zoals onderstaand weergegeven. Zo worden de regels reeds uitgesplitst en hoeven enkel de bedragen gecorrigeerd te worden op basis van de huidige factuur.
Belangrijk: Omdat bedragen kunnen afwijken, dienen er altijd 1 of meerdere regels te zijn met een totaal van 100% voor de eventueel niet op eerdere lijnen ingegeven dragen. (zie onderstaand voorbeeld voor de "Emballage")
Optie 2:
Mocht u reeds een template gemaakt hebben op een administratie, dan zult u niet het "+" zien , maar een "blaadje".
Zie voorbeeld hieronder
Vanuit hier kunt weer een nieuwe template aanmaken, een bestaande selecteren om toe te passen of een bestaande template aanpassen.
-Door hier op het "+" te klikken maakt u een nieuwe template aan.
-Door bij "Opties" een bestaande template te selecteren kunt u deze :
* Selecteren en toepassen
* Selecteren en aanpassen door op het "Potloodje" te klikken
Tip: Dit is niet enkel in te stellen via de "Digitale Brievenbus".
U kunt dit ook instellen via Stamgegevens -->Relaties-->Grootboekrekening templates-Leverancier.
***Hier ziet u namelijk ook een overzicht van alle templates***