Dit artikel legt uit hoe je Robotic Templates gebruikt binnen Lyanthe MFO om administratiespecifieke robotregels in te stellen voor het geautomatiseerd verwerken van inkoop- en verkoopfacturen. Met Robotic Templates kun je uitzonderingen en specifieke instellingen vastleggen voor grootboekrekeningen, BTW-codes, kostenplaatsen en kostendragers op zowel relatie- als administratieniveau. De templates worden automatisch toegepast bij het genereren van boekingsvoorstellen, mits aan de vooraf ingestelde inputparameters – zoals relatie, BTW%, RGS-code en omschrijving – wordt voldaan. Daarnaast wordt de Valideren-functionaliteit toegelicht, waarmee je borgt dat een Robotic Template alleen wordt toegepast als alle factuurregels aan de gestelde voorwaarden voldoen. Zo voorkom je dat facturen slechts gedeeltelijk automatisch verwerkt worden. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor organisaties die werken met de Lyanthe Robotics propositie.
LET OP: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor organisaties die gebruik maken van de Lyanthe Robotics propositie waarbij op administratie niveau IBA geactiveerd is .
Robotic template introductie
Een administratie specifieke robot regel (Robotic Template) kun je instellen in Lyanthe MFO en maakt het mogelijk om administratie specifieke zaken en uitzonderingen te beheren met betrekking tot grootboek, BTW Codes, kostenplaatsen en kostendragers.
Op administratie niveau zijn er de volgende Robotic Templates beschikbaar:
- Inkoop leverancier robotic template (Relatie specifiek)
- Inkoop administratie robotic template (Administratie niveau)
- Verkoop klant robotic template (Relatie specifiek)
- Verkoop administratie robotic Template (Administratie niveau)
Deze Robotic Templates worden automatisch toegepast bij het genereren van het boekingsvoorstel in Lyanthe MFO voor administraties waarvoor de IBA module actief is en indien aan de "input" voorwaarde gespecificeerd in de Robotic Template is voldaan.
Het aanmaken van een robotic template
Robotic Templates kunnen aangemaakt worden via:
-
Boekscherm | Leverancier Details | + IBA
- Procesbeheer | Robotic | Robotic Template
-
- Robotic templates Leverancier (Inkoop facturen)
- Robotic templates klant (Verkoop facturen)
Input van een Robotic template
Inputparameters voor Robotic templates relatie specifiek
De volgende inputparameters bepalen of een robotic template op relatieniveau wordt toegepast:
- Relatie (klant of leverancier) – Verplicht (Let op dat het vinkje standaard uit staat)
- BTW% op regelniveau (percentage zoals gedigitaliseerd op de factuur, bijv. verlegging is 0%) – Verplicht
- Input RGS-code (waarop in IBA gerobotiseerd is) – Optioneel
- Input Factuur trefwoord (lijnomschrijving indien op lijn gedigitaliseerd) – Optioneel
Inputparameters voor Robotic Templates Administratie Niveau
De volgende inputparameters bepalen of een robotic template op administratie wordt toegepast:
Een administratie specifieke robotic template
- Standaard staat aangevinkt
- BTW% op regelniveau (percentage zoals gedigitaliseerd op de factuur, bijv. verlegging is 0%) – Verplicht
- Input RGS-code (waarop in IBA gerobotiseerd is) – Optioneel
- Input Factuur trefwoord (lijnomschrijving indien op lijn gedigitaliseerd) – Optioneel
Daarnaast bij verkoop administratie robotic template (Administratie niveau) dien je ook de relatie tussen de administratie en het land van de klantrelatie te specificeren:
- Hetzelfde land / SameCountry (nationale relatie t.o.v. land administratie)
- EU (EU-betrekkingen t.o.v. land administratie)
- Geen EU / NONEU (Geen EU-relatie t.o.v. land administratie)
LET OP! Indien Standaard aangevinkt staat dat deze wordt toegepast op alle inkoop of verkoopfacturen van een administratie (indien er geen relatie specifieke robotic template voor de relatie bestaat. Bij een inkoop administratie robotic template (Administratie niveau) is het belangrijk dat de Inputparameters specifiek zijn! Een input van enkel een BTW % zal erin resulteren dat alle facturen met dat specifiek BTW % via de Inkoop administratie robotic template (Administratie niveau) gerobotiseerd worden.
Hiërarchie van Inputparameters Robotic Template
Robotic templates worden toegepast op basis van de volgende prioriteit van inputparameters:
- Relatie + BTW% + Input RGS-code + Input Factuur trefwoord
- Relatie + BTW% + Input RGS-code
- Relatie + BTW%
Daarnaast indien voor een relatie een Relatie Specifieke Robotic Template betstaat zal voor desbetreffende factuur nooit de Standaard” Robotic Template worden toegepast.
Output van een Robotic Template
Bij een succesvolle toepassing van een robotic template worden de volgende outputparameters gegenereerd:
- Output BTW Code
- Output BTW Percentage
- Output GL – Code
- Output Kostenplaats (optioneel)
- Output Kostendrager (optioneel)
Robotic template use cases
In het artikel 5 Tips & Tricks in MFO, zijn enkele use cases met voorbeelden uitgewerkt.
Functionaliteit: Template validatie
Met deze functionaliteit worden Robotic Templates in MFO alleen toegepast indien aan alle inputparameters is voldaan. Wannneer er niet aan al deze inputparameters is voldaan, kan de grootboekrekening van een regel worden bepaald door bijvoorbeeld een IBA centrale robotregel of standaardgrootboekrekening die is opgeslagen in de stamgegevens van de relatie (casus afhankelijk).
Instellen functionaliteit: "Valideren"
Om meer controle te bieden, introduceren we de nieuwe optie "Valideren" op robotic template niveau:
- Inkoop leverancier robotic template (Relatie specifiek)
- Inkoop administratie robotic template (Administratie niveau)
- Verkoop klant robotic template (Relatie specifiek)
- Verkoop administratie robotic template (Administratie niveau)
Wanneer deze optie is ingeschakeld, wordt gevalideerd of de ingestelde robotic template volledig kan worden toegepast op alle factuurregels van desbetreffende factuur.
Als een factuur niet aan deze vereisten voldoet, wordt deze niet door autobook verwerkt indien autobook geactiveerd staat. In plaats daarvan verschijnt er een waarschuwing genaamd 'robotic template' in de digitale brievenbus en in het boekscherm.
Dit betekend dat bij een:
- Gedeeltelijke Match - Wanneer een factuur 5 regels heeft en 1 regel voldoet niet aan de Robotic Template, wordt de factuur genotificeerd met 'Robotic Template' en is AutoBook niet mogelijk.
- Geen Match - Als een factuur 5 regels heeft en geen enkele regel voldoet aan de Robotic Template, wordt de factuur genotificeerd met 'Robotic Template' en is AutoBook niet mogelijk.
- Volledige Match - Als een factuur 5 regels heeft en alle regels voldoen aan de Robotic Template, wordt de factuur niet genotificeerd en is AutoBook mogelijk.
LET OP! Met betrekking tot verkoop administratie robotic template (Administratie niveau) vindt deze validatie enkel plaats binnen de categorie SameCounty, EU, NoneEU. Dus indien enkel een robotic template is aangemaakt voor SameCountry dan zal een factuur niet gevalideerd worden indien de relatie uit de EU komt.
TIP! Stel valideren enkel in als alle facturen met bijbehorende factuurlijnen door de Robotic Template gerobotiseerd dienen te worden. Indien het enkel gaat om een bepaalde "uitzondering" ten op zichte van een centrale IBA robotregel schakel deze functionaliteit dan niet in.