Het insturen van een support aanvraag via een ticketformulier.

In dit artikel leggen we uit hoe je als gebruiker een supportticket kan insturen. 
Via Een aanvraag indienen – Lyanthe kennisbank kunt u als gebruiker van Lyanthe een supportvraag (ticket) insturen. Om u zo goed en snel mogelijk te helpen zijn hier een aantal formulieren beschikbaar: 

1. Vraag stellen over het gebruik
2. Probleem of fout melden
3. Digitalisatie-kwaliteitsprobleem melden
4. Digitalisatie verzoek 

Toelichting per formulier

Het insturen van een gebruikersvraag.

Voor het stellen van een gebruikersvraag vragen we u het formulier "Vraag stellen over het gebruik" te selecteren. Een gebruikersvraag is een vraag die u kunt stellen over het gebruik van onze software. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• Hoe een bepaalde functie werkt: Heeft u vragen over hoe u een specifieke functie kunt gebruiken? We helpen u graag verder.
• Waar bepaalde opties of instellingen te vinden zijn: Bent u op zoek naar een instelling of een optie en kunt u deze niet vinden? Wij wijzen u de weg.
• Het uitvoeren van bepaalde handelingen: Heeft u hulp nodig bij het uitvoeren van een stap binnen Lyanthe? Vraag gerust hoe u dit kunt doen.

U kunt met dit formulier snel antwoord krijgen op vragen die u helpen om het meeste uit onze software te halen. Hieronder vindt u een toelichting op de velden in het formulier:

Veld	Toelichting
E-mail adres	Wanneer u niet ingelogd bent als gebruiker van ons supportsysteem (zendesk) vult u hier het e-mail adres in waar we u op kunnen contacteren.
Onderwerp	Geef een korte en duidelijke omschrijving van uw vraag.
Platform type	Selecteer hier waarover u een vraag heeft. U heeft de keuze hierbij uit IBA, MFO, GateWay, PowerBI of Lyanthe Invoices App.
Batchnummers	Wanneer u een vraag heeft over een specifieke batch of meerdere batches noteer hier dan de batchnummers. Met behulp van dit batchnummer kunnen wij u vraag verder in behandeling nemen.
Beschrijving	Geef een duidelijke en uitgebreide omschrijving van uw vraag.
Bijlage	Voeg ter verduidelijking van uw vraag een printscreen toe of een bestand bijvoorbeeld de PDF van de factuur. Wanneer u een printscreen maakt, neem deze dan altijd van het volledige scherm zodat wij snel kunnen zien waar u zich in de applicatie bevindt.

Het melden van een probleem of fout. 

Voor het melden van een probleem of fout (bug) vragen we u het formulier "Probleem of fout melden" te selecteren. Het melden van een probleem of fout stelt u in staat om ons op de hoogte te stellen van technische problemen binnen de software. Dit kan gaan over:

• Onverwachte foutmeldingen: Als u foutmeldingen tegenkomt tijdens het gebruik van de software, kunt u deze hier melden.
• Functies die niet werken zoals verwacht: Heeft een functie niet het gewenste effect of reageert deze anders dan verwacht? Meld het probleem zodat we dit kunnen onderzoeken.
• Trage prestaties of vastlopers: Als de software traag reageert of vastloopt, laat het ons weten, zodat we kunnen werken aan een oplossing.

Door een probleem of fout te melden, helpt u ons om de software te verbeteren en uw gebruikerservaring te optimaliseren. Hieronder vindt u een toelichting op de velden in het formulier:

Veld	Toelichting
E-mail adres	Wanneer u niet ingelogd bent als gebruiker van ons supportsysteem (zendesk) vult u hier het e-mail adres in waar we u op kunnen contacteren.
Onderwerp	Geef een korte en duidelijke omschrijving van uw vraag.
Platform type	Selecteer hier waarover u een vraag heeft. U heeft de keuze hierbij uit IBA, MFO, GateWay, PowerBI of Lyanthe Invoices App.
Batchnummers	Wanneer u een vraag heeft over een specifieke batch of meerdere batches noteer hier dan de batchnummers. Met behulp van dit batchnummer kunnen wij u vraag verder in behandeling nemen.
Beschrijving	Geef een duidelijke en uitgebreide omschrijving van uw vraag.
Bijlage	Voeg ter verduidelijking van uw vraag een printscreen toe of een bestand bijvoorbeeld de PDF van de factuur. Wanneer u een printscreen maakt, neem deze dan altijd van het volledige scherm zodat wij snel kunnen zien waar u zich in de applicatie bevindt.

 

Het melden van digitalisatie- of kwaliteitsprobleem. 

LET OP: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor organisaties die gebruik maken van de Lyanthe  Robotics propositie waarbij op administratie niveau IBA geactiveerd is .

Voor het melden van een digitalisatie- of kwaliteitsprobleem vragen we u het formulier "Digitalisatie-kwaliteitsprobleem melden" te selecteren. Bij het melden van een digitalisatie- of kwaliteitsprobleem kunt u ons laten weten wanneer er iets misgaat in het digitalisatieproces van een of meerdere facturen. Dit formulier is bedoeld voor situaties waarin de kwaliteit of nauwkeurigheid van de gedigitaliseerde gegevens niet aan de verwachtingen voldoet. Daarnaast kunt u dit formulier ook gebruiken voor situaties waarbij de boekgegevens anders zijn dan verwacht had.  Voorbeelden hiervan zijn:

• Onvolledige of incorrecte gegevens: Als gedigitaliseerde informatie niet volledig of juist is, kunt u dit probleem melden.
• Fouten in de verwerking van specifieke velden: Als bepaalde velden niet correct worden overgenomen, horen we graag welke gegevens onjuist zijn.
• Andere boekingsvoorstel dan verwacht: Indien u merkt dat het boekingsvoorstel afwijkt van wat u verwachtte, bijvoorbeeld met een ander grootboek, een afwijkende BTW-code, of een wijziging in andere relevante velden, kunt u dat hier aangeven. Dit veld helpt ons beter te begrijpen waar het boekingsvoorstel niet aan uw verwachtingen voldoet, zodat we u gerichter kunnen ondersteunen. Geef bij dit veld zo veel mogelijk details over de verwachte waarden en de daadwerkelijke waarden die u ziet. 

Door dit formulier in te vullen helpt u ons om onze digitalisatieprocessen te verfijnen en de kwaliteit van een boekingsvoorstel te verbeteren.

Veld	Toelichting
E-mail adres	Wanneer u niet ingelogd bent als gebruiker van ons supportsysteem (zendesk) vult u hier het e-mail adres in waar we u op kunnen contacteren.
Onderwerp	Geef een korte en duidelijke omschrijving van uw vraag.
Batchnummers	Wanneer u een vraag heeft over een specifieke batch of meerdere batches noteer hier dan de batchnummers. Met behulp van dit batchnummer kunnen wij u vraag verder in behandeling nemen.
Soort factuur	Geef hier aan om wat voor type factuur het gaat. U heeft de keuze uit:  Inkopen, Reverse billing inkopen, Verkopen & Reverse billing verkopen.
Gedigitaliseerde factuurgegevens	Wanneer u een digitalisatieprobleem wilt melden kies dan één of meerdere velden waar dit voorkomt.
Boekgegevens	Indien u een kwaliteitsprobleem wilt melden kies dan een of meerdere velden waar het boekingsvoorstel anders is dan u verwacht.
Beschrijving	Geef een duidelijke en uitgebreide omschrijving van uw digitalisatie- of kwaliteitsprobleem.
Bijlage	Voeg ter verduidelijking van uw vraag een printscreen toe of een bestand bijvoorbeeld de PDF van de factuur. Wanneer u een printscreen maakt, neem deze dan altijd van het volledige scherm zodat wij snel kunnen zien waar u zich in de applicatie bevindt.

 

Het insturen van een digitalisatieverzoek. 

LET OP: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor organisaties die gebruik maken van de Lyanthe  Robotics propositie waarbij op administratie niveau IBA geactiveerd is .

Voor het insturen van een digitalisatieverzoek vragen we u het formulier "Digitalisatieverzoek" te selecteren. Met een Digitalisatieverzoek kunt u ons vragen om specifieke gegevens bij facturen te digitaliseren. Dit formulier is handig wanneer u extra of nieuwe velden wilt laten digitaliseren. Voorbeelden hiervan zijn:

• Een verzoek in dienen voor lijnverwerking: Als u een factuur op lijnniveau wil laten digitaliseren. 
  Digitalisatie op lijnen is waarin ieder product of artikel wordt gedigitaliseerd. Dit kan alleen als per product of artikel, het bedrag en het BTW percentage (of BTW-bedrag) op de factuur staat vermeld. Voor zover gespecificeerde producten/diensten niet aanwezig zijn in het document of als er een ontbrekende pagina is die resulteert in een onvolledige lijst met producten of als het BTW percentage /bedrag per item niet geïdentificeerd kan worden zal deze gedigitaliseerd worden als standaard.
• Een verzoek indienen voor samenvattingslijnen. Wanneer u een factuur van een bepaalde relatie in de toekomst op samenvattingsniveau wil laten digitaliseren. Deze facturen zijn veelal onderverdeeld in bepaalde categorieën producten, zoals bij horecagroothandels. Verwerking op samenvatting is alleen mogelijk als de categorieën niet meerdere BTW percentages per categorie bevatten. Voor zover er geen samenvatting kan worden gedigitaliseerd vanwege een categorie die meerdere BTW percentages bevat, kan lijnverwerking worden gevolgd zoals hiervoor beschreven. 
• Speciale verwerking: Wilt u specifieke velden laten digitaliseren van een factuur anders dan lijnen en samenvatting dan kunt u een verzoek insturen voor speciale lijnverwerking. Denk hierbij aan: afleveradressen, PO-nummers en andere gegevens die consistent op een factuur staan. 

Door een digitalisatieverzoek in te dienen, kunnen wij de facturen digitaliseren op basis van uw specifieke wensen, zodat u zo volledig mogelijk kunt profiteren in het automatiseren van boekingen.

Veld	Toelichting
E-mail adres	Wanneer u niet ingelogd bent als gebruiker van ons supportsysteem (zendesk) vult u hier het e-mail adres in waar we u op kunnen contacteren.
Onderwerp	Geef een korte en duidelijke omschrijving van uw vraag.
Type digitalisatieverzoek	Selecteer hier het type digitalisatieverzoek. U heeft de keuze uit Items (lijnen), Samenvatting of Speciaal.
Soort factuur	Geef hier aan om wat voor type factuur het gaat. U heeft de keuze uit:  Inkopen, Reverse billing inkopen, Verkopen & Reverse billing verkopen.
KVK-nummer	Vermeld het KVK-nummer van de relatie in uw digitalisatieverzoek indien bekend.
BTW-nummer	Vermeld het BTW-nummer van de relatie in uw digitalisatieverzoek indien bekend.
Beschrijving	Geef een duidelijke en uitgebreide omschrijving van uw digitalisatieverzoek
Bijlage	Voeg als voorbeeld één of meerdere PDF bestanden toe van de facturen in uw digitalisatieverzoek. Markeer op de factuur met bijvoorbeeld een PDF editor wat u gedigitaliseerd wil hebben. Dit vereenvoudigt het aanvraag en verwerkingsproces.

LET OP! We kunnen een digitalisatieverzoek alleen in behandeling nemen als er of één KVK-nummer of een BTW-nummer is vermeld en op de bijlage zichtbaar is.