Twinfield Connector
Facturen worden gerobotiseerd in het Lyanthe portaal en met de Lyanthe Twinfield Connector worden deze geëxporteerd naar Twinfield. Hieronder een overzicht van functionaliteiten met betrekking tot de Lyanthe Twinfield Connector.
Benaderen van PDFs
Instellen Document Imaging Link
In Twinfield dien je voor het inkoop- en verkoopdagboek de Document imaging url in te vullen om de verwerkte pdf facturen te raadplegen in Twinfield.
Ga naar Administratie-instellingen / Dagboek in Twinfield, selecteer desbetreffende inkoop- en verkoopdagboek en configureer de velden Vrije tekstvelden / Vij Tekstveld 1 als Toegestaan
Daarnaast configureer Document imaging / Link als volgt:
https://mfo-[organisatienaam].lyanthe.com/Views/Util/PdfViewer.aspx?params=$FreeText1$
Let op dat de organisatienaam specifiek is per accountancy kantoor. Deze staat vermeld wanneer je inlogt in het Lyanthe MFO Portaal.
Voorbeeld indien de url waarop ingelogd wordt is https://mfo-demo.lyanthe.com/Logon.aspx dan dient de Document imaging / Link url https://mfo-demo.lyanthe.com/Views/Util/PdfViewer.aspx?params=$FreeText1$ te zijn.
Lyanthe Dagboeken
Op dagboek niveau in Twinfield kan maar één Document imaging / Link ingesteld worden, dat betekend dat indien PDFs van (historische) boekingen ook via andere scan en herkenoplossingen zijn verwerkt deze PDFs niet meer in Twinfield benaderbaar zijn na het configureren van de Document imaging link voor Lyanthe.
Om dit op te lossen kan gekozen worden om voor Twinfield administraties een nieuw tweede inkoop- en verkoopdagboek aan te maken voor facturen die via Lyanthe verwerkt worden.
Indien voor deze oplossing gekozen wordt is het belangrijk dat de dagboekcode INK2 (inkoopdagboek) en VRK2 (verkoopdagboek) is, zodat deze worden aangemaakt als het “standaard” dagboek.
PDFs benaderen
Om PDFs te benaderen in Twinfield is het vereist (vanuit beveiligingsperspectief) dat je als gebruiker ook ingelogd bent op het Lyanthe platform. Dit betekend dat indien collega’s of klanten die werken in het Lyanthe platform een gebruiker nodig hebben.
Verwerking van facturen
Boekingsstatus
Boekingen worden altijd als concept in Twinfield aangemaakt.
Buitenlandse valuta
Boekingen met buitenlandse valuta kunnen verwerkt worden vanuit het Lyanthe portaal. Bij het verzenden van de boekingen zal Twinfield de wisselkoers bepalen op basis van de beschikbare koersen in desbetreffende administratie. Let op dat deze met de ISO code gedefinieerd staan in Twinfield.
Dubbele Factuur Validatie Twinfield
Bij het verzenden van de boekingen zal Twinfield ook valideren of de factuur al verwerkt is in Twinfield. Indien bij desbetreffende relatie het factuurnummer al voorkomt zal deze met de foutmelding “Factuurnummer [factuurnummer] komt reeds voor” terugkomen in de digitale brievenbus in het Lyanthe portaal.
Factuurnummer (leeg)
In Twinfield is een factuurnummer verplicht bij de boeking van een factuur. In het Lyanthe MFO portaal is dit niet verplicht. Indien de factuur verwerkt wordt zonder factuurnummer, zal bij het exporteren van de factuur een fictief factuurnummer aangemaakt worden.
Het formaat van dit factuurnummer is 99/[Factuurdatum]/[Factuurbedrag].
Een bonnetje met datum 03-08-20 en een bedrag van EUR 42.77 zonder factuurnummer verwerkt in Lyanthe zal in Twinfield het volgende factuurnummer genereren 99/382020/42 factuurbedrag wordt afgerond naar beneden).
Deze functie identificeert daardoor dubbele bonnetjes indien deze verwerkt worden zonder factuurnummer.
Kostenplaatsen en projecten
Indien op administratie niveau (instellingen) analytisch aanstaat worden kostenplaatsen en projecten gesynchroniseerd vanuit Twinfield. Deze kunnen dan ook gebruikt worden in de verwerking van de facturen. In het Lyanthe MFO portaal dient voor kostenplaatsen het veld kostenplaats gevuld te worden en voor projecten het veld kostendrager in de boeking.
Regel Aantallen
Factuurlijnen kunnen met aantallen / hoeveelheden geboekt worden in het Lyanthe MFO Portaal. De standaardwaarde voor hoeveelheid is 1. Deze kan bewerkt worden in het boekscherm (veld: hoeveelheid). Daarnaast is het ook mogelijk om het digitaliseren van hoeveelheden op te nemen in een digitalisatie instructie voor een leverancier (voorbeeld agro gerelateerd leveranciers).
Voor het exporteren van de hoeveelheid dienen voor Twinfield administraties het corresponderende vrij tekstveld op regelniveau geselecteerd te worden in Instellingen / Twinfield: Vrije velden/ Regel aantal:
- -: Hoeveelheid wordt niet geëxporteerd naar Twinfield;
- 1:Hoeveelheid wordt geëxporteerd naar vrij tekst veld 1 in Twinfield;
- 2:Hoeveelheid wordt geëxporteerd naar vrij tekst veld 2 in Twinfield;
- 3:Hoeveelheid wordt geëxporteerd naar vrij tekst veld 3 in Twinfield;
In Twinfield dien je het desbetreffende vrije tekst veld zowel voor het inkoop- als verkoopdagboek te configureren. Ga naar Administratie-instellingen / Dagboek in Twinfield, selecteer desbetreffende inkoop- en verkoopdagboek en configureer de velden Vrije tekstvelden / Vij Tekstveld [ ] als Toegestaan op de detailregel. Voorbeeld:
Indien het dagboek niet juist geconfigureerd is in Twinfield zal bij het boeken van de factuur een foutmelding getoond worden “Aantal is niet toegestaan”. Configureer het dagboek en boek de factuur opnieuw.
Transitorisch
Facturen kunnen transitorisch geboekt worden in het Lyanthe MFO Portaal. Voor Twinfield administraties dienen de grootboek tegenrekeningen geselecteerd te worden in Instellingen / Uitgestelde Kosten en Omzet verdeling Twinfield, bij de selectie dienen de volgende tegenrekeningen geselecteerd te worden:
- Uitgestelde grootboekrekening kosten vooruit
- Uitgestelde grootboekrekening kosten huidig en achteruit
- Uitgestelde grootboekrekening omzet vooruit
- Uitgestelde grootboekrekening omzet huidig en achteruit
Indien een factuur transitorisch wordt geboekt (periode van en periode tot op de boeklijn) wordt de transitorische tegenrekening gekozen op basis van de factuurdatum ten opzichte van de “periode tot” datum.
Op factuur niveau is het enkel mogelijk dat één transitorische tegenrekening gekozen kan worden bij het exporteren naar Twinfield. Dat betekend dat indien op factuurniveau een boeklijn “vooruit” en een boeklijn “achteruit” verwerkt wordt de tegenrekening van “vooruit” gekozen zal worden.
Indien geen transitorische tegenrekening(en) zijn geselecteerd in Instellingen / Uitgestelde Kosten en Omzet verdeling Twinfield zal bij het boeken van de factuur een foutmelding getoond worden “De grootboeken voor transitorisch boeken zijn niet geconfigureerd. Selecteer de juiste grootboeken in het menu Instellingen en boek opnieuw.
Betalingsvoorwaardes
In Twinfield worden betaling condities op relatie niveau vastgelegd. Deze bestaan uit:
- Aantal verval dagen
- Korting %
- binnen dagen
Daarnaast kan op relatie niveau “Instellingen voor automatisch betalen” het Betaaltype worden vastgelegd dat bepaald of deze opgenomen dient te worden in het betaalbestand.
Bij het synchroniseren van de administratie wordt iedere unieke combinatie die voorkomt over de relaties binnen een administratie opgeslagen als een Betalingsvoorwaarde in het Lyanthe MFO Portaal.
| Aantal verval dagen | Korting % | binnen dagen | Betaaltype | Lyanthe Betalingsvoorwaarde |
| 30 | 0 | 0 | Geen | 30-0-0, 30 Dagen |
| 30 | 0 | 0 | Sepa | 30-0-0-betalen, 30 Dagen, betalen |
| 14 | 2 | 8 | Sepa | 14-2-8-betalen , 14 Dagen betalen |
| 7 | 0 | 0 | Sepa | 7-0-0-betalen, 7 Dagen betalen |
Deze betaalvoorwaardes worden opgeslagen op bestaande relaties en zijn beschikbaar voor nieuwe relaties.
Foutmeldingen
Bij het exporteren van een boeking naar de aangesloten boekhoudsoftware valideert de API van de aangesloten boekhoudsoftware doorgaans de boeking op volledigheid en juistheid.
Voor zover de boeking na deze validatie niet wordt geaccepteerd, wordt de factuur weergegeven als “fout” in het MFO-portaal van Lyanthe. De ‘Exporteren bevat altijd een foutbeschrijving.
Een overzicht met betrekking tot de meest voorkomende exportfouten en hoe deze op te lossen zie de pagina Twinfield – Foutmeldingen.
Relaties
Relaties aanmaken
Bij het verwerken van facturen, worden nieuwe relaties voorgesteld indien geen bestaande gevonden kan worden.
Bij het boeken van de eerste factuur van een nieuwe relaties wordt de relatie aangemaakt in Twinfield op basis van de herkende relatiegegevens:
- Naam
- Adres
- Postcode
- Plaats
- Land
- BTW Nummer
- KVK Nummer
De geselecteerde Betalingsvoorwaarde op deze eerste boeking bepaald de Betalingsconditie die aangemaakt wordt op de relatie in Twinfield:
| Lyanthe | Aantal verval dagen | Korting % | binnen dagen | Betaaltype |
| 30-0-0, 30 Dagen | 30 | 0 | 0 | Geen |
| 30-0-0-betalen, 30 Dagen, betalen | 30 | 0 | 0 | Sepa |
| 15-0-0. 15 Dagen | 15 | 0 | 0 | Geen |
| 14-2-8-betalen , 14 Dagen betalen | 14 | 2 | 8 | Sepa |
| 7-0-0-betalen, 7 Dagen betalen | 7 | 0 | 0 | Sepa |
Indien voor een betaalvoorwaarde met betalen gekozen wordt zal in Twinfield op de relatie Instellingen voor automatisch betalen voor Betaaltype Sepa gekozen worden. Let op dat een Bankrekening (incl. BIC code) gevalideerd dient te worden.
Indien op de eerste boeking van de nieuwe relatie geen betaalvoorwaarde gekozen wordt in Lyanthe zal deze standaard op 30 dagen aangemaakt worden:
| Aantal verval dagen | Korting % | binnen dagen | Betaaltype |
| 30 | 0 | 0 | Geen |
De relatie code wordt bepaald door de Twinfield op basis van het het “masker” ingesteld in Twinfield (Administratie-instellingen/Dimensietypen/CRD of DEB/Formaat) in combinatie met de eerste beschikbare code. Let op dat Lyanthe momenteel het formaat “*” niet ondersteund.
Na het aanmaken van de relatie in Twinfield, dienen wijzigingen op de relatie beheerd te worden in Twinfield. Na synchronisatie zijn deze dan ook beschikbaar in Lyanthe.
Bankrekening relatie
Bankrekeningen worden in Twinfield beheerd op relatie niveau. Indien Lyanthe bankrekeningen digitaliseert wordt deze vergeleken met de huidige bankrekening op de relatie.
Indien een “nieuwe” bankrekening gevonden is zal de kwaliteitsmatrix B (in de digitale brievenbus) een ! weergeven. Indien de bankrekening gevalideerd is zal de kwaliteitsmatrix B een V weergeven (of geen nieuwe bankrekening gevonden is).
De bankrekening wordt enkel aangemaakt in Twinfield voor nieuwe relaties indien deze gevalideerd is en bij het boeken van de eerste desbetreffende factuur van de nieuwe relatie.
Daarnaast wordt voor bestaande relaties enkel een bankrekening toegevoegd na validatie en indien geen aanwezig is in Twinfield (bij de eerstvolgende boeking van een factuur van desbetreffende relatie). Dus indien voor een bestaande relatie een bankrekening aanwezig is, kan deze enkel in Twinfield bijgewerkt worden.