Navigatie in IBA - Digitale brievenbus
LET OP: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor organisaties die gebruik maken van de Lyanthe IBA Robotics propositie.
IBA digitale brievenbus
Wanneer je inlogt in IBA kom je direct in de digitale brievenbus terecht. Wanneer er batches aan jou zijn toegewezen om te robotiseren dan worden deze hier weergeven. Één Batch kan uit meerdere facturen bestaan en Batches kunnen ook van verschillende administraties zijn.
Je kunt de weergave van de pagina aanpassen naar eigen wens. Klik hiervoor op de moersleutel (aanpassen) 
.
Wij raden aan om onderstaande kolommen aan te zetten om mee te beginnen:
- Administratie
- Totaal bedrag
- Grootboekrekening
- Grootboekrekening omschrijving
- Sector Naam
- BTW Percentage
- Sector
Uiteraard kun je dit ten alle tijden aanpassen naar eigen wens.
De IBA digitale brievenbus toont vervolgens onder ander de volgende gegevens:
- Of er Robotic Rules voor factuurregels bestaan en zijn toegepast via de IBA-kwaliteitsmatrix [G/L] en [R} en of de factuurleverancier groen is gemarkeerd;
- Naam van de administratie en bijbehorende sector;
- De naam van de factuurleverancier;
- De PDF door met de muis over het PDF-pictogram te gaan;
Elke regel in de digitale brievenbus is een factuur. De regels zijn gemarkeerd in diverse kleuren. Hieronder een uitleg van deze kleuren:
- Witte lijn: Er is een robotregel (algemeen of sector specifiek) herkent en toegepast voor alle lijnen van deze factuur.
- Groene leverancier: Er zijn één of meerdere lijnen waarvoor geen regel is toegepast. Hiervoor dient dus een robotregel worden aangemaakt.
- Paarse lijn: Een algemene robotregel is toegepast, maar het is de eerste keer dat deze algemene regel wordt toegepast voor desbetreffende sector.
-
Leverancier tekst is zwart: Er is geen Robotic Leverancier gekoppeld aan deze factuur. Voor Nederlandse leveranciers is digitalisering van het KVK & BTW nummer verplicht om te kunnen koppelen aan een Robotic leverancier en voor buitenlandse leveranciers een BTW nummer.
Tip: Deze leveranciers kunnen wel op administratie niveau gerobotiseerd worden.
Wanneer je in een ander menu bent en terug wil gaan naar de digitale brievenbus navigeer je via het menu naar Robotics - Digitale brievenbus - aankoop.
Assign batches
Batches toewijzen aan een IBA gebruiker.
Na de digitalisatie van facturen in de Lyanthe Scan Service en indien de administratie een IBA administratie is worden de inkoopfacturen geëxporteerd naar het Lyanthe IBA Robotic Portaal voor centrale robotisering. Deze facturen dienen te worden toegewezen aan een IBA-gebruiker ter robotisering.
De IBA-gebruiker controleert of er (batches van) inkoopfacturen moeten worden toegewezen voor te robotiseren.
Klik op het menu “Robotics” en vervolgens op “Assign Batch”. Batches worden toegewezen op gebruikersniveau. Op de pagina “Assign Batch” worden 3 tabbladen weergegeven:
- Niet-toegewezen (batches van facturen die moeten worden toegewezen)
- Toegewezen (batches van facturen die al zijn toegewezen aan een Robotic Gebruiker).
- Geëxporteerde batches (geëxporteerde batches naar MFO in de afgelopen 2 dagen)
De IBA-gebruiker selecteert in het tabblad Niet-toegewezen de toe te wijzen batches en klik rechts boven op de knop “Assign”.
Er verschijnt een pop-up waarin je de IBA-gebruiker kan selecteren. Selecteer nu de juiste gebruiker. De batches worden dan aan deze gebruiker toegewezen.
De toegewezen batches zijn nu te vinden in het tabblad “Toegewezen” en zijn nu beschikbaar in de IBA Digitale brievenbus onder Aankoop.
Op de pagina “Assign batch” kunnen batches ook opnieuw worden toegewezen aan een andere gebruiker via het tabblad “Toegewezen“. Het opnieuw toewijzen werkt op dezelfde manier.