5 Tips & Tricks in MFO
In dit artikel vindt je 5 tips & tricks voor het vereenvoudigen van het factuurverwerkingsproces.
Let op: Dit artikel is voor klanten die gebruik maken van IBA Robotics
TIP 1: HET AANMAKEN VAN ROBOTIC TEMPLATES
Een administratie specifieke robotic rule (Robotic Template) kun je instellen in Lyanthe MFO en maakt het mogelijk om administratie specifieke zaken en uitzonderingen te beheren met betrekking tot:
- Grootboek
- BTW Codes
- BTW conversies
- Kostenplaatsen en Kostendragers
Er zijn Standaard Robotic templates en Relatie Specifieke Robotic Templates voor zowel inkoop- als verkoopfacturen. Deze Robotic Templates worden automatisch toegepast bij het genereren van het boekingsvoorstel in Lyanthe MFO. Een relatie specifieke robotic template heeft voorrang op de “Standaard” Robotic Template”. Daarnaast indien voor een relatie een Relatie Specifieke Robotic Template betstaat zal voor desbetreffende factuur nooit de Standaard” Robotic Template worden toegepast.
Via het MFO Boekscherm of via het Menu Robotics kun je deze Robotic Templates opzetten.
De input parameters bepalen of een robotic template wordt toegepast. Deze bestaan uit:
- Relatie (klant of leverancier) of Standaard
- BTW% op regelniveau (het percentage zoals gedigitaliseerd op de factuur dus verlegging is 0%)
- Input RGS-code (Waarop in IBA gerobotiseerd is)
- Input Factuur trefwoord (Lijnomschrijving indien op lijn gedigitaliseerd)
Relatie en BTW% zijn verplicht. De overige input parameters zijn optioneel.
De hiërarchie binnen de input parameters bepalen welke Robotic Template regels worden toegepast:
- Relatie + BTW% + Input RGS-code + Input Factuur trefwoord
- Relatie + BTW% + Input RGS-code
- Relatie + BTW%
De output parameters zijn als volgt:
- Output BTW Code
- Output BTW Percentage
- Output GL – Code
- Output Kostenplaats (optioneel)
- Output Kostendrager (optioneel)
VERKOOP ROBOTIC TEMPLATES
Verkoopfacturen worden niet centraal gerobotiseerd via Lyanthe IBA. Echter, via een administratie specifieke Robotic Rule kunnen verkoopfacturen op administratieniveau worden gerobotiseerd voor bestaande klantrelaties en eventuele nieuwe klantrelaties.
Bij de Standaard Verkoop Robotic templates dien je ook de relatie tussen de administratie en het land van de klantrelatie te specificeren:
- Hetzelfde land (nationale relatie)
- EU (EU-betrekkingen)
- Geen EU (Geen EU-relatie)
Standaard Verkoop Robotic Template – Use Case 1
Kapai Holding BV (ondernemer) levert diensten aan binnenlandse klanten, EU-klanten en geen EU-klanten. De verleggingsregeling wordt toegepast op binnenlandse ondernemers en gefactureerd met standaard- en gereduceerde tarieven. De ondernemer verleent diensten aan EU-klanten en geen EU-klanten. De volgende standaard Robotic sales template voorziet in het automatiseren van de boekingsvoorstellen:
Relatie Verkoop Robotic Template – Use Case 2
Indien aan Kapai Italy geen diensten maar goederen geleverd worden, is dit een afwijking van de standaard (die refereert naar diensten). Voor Kapai Italy kan dan de volgende relatie specifieke Robotic template aangemaakt worden:
Standaard Verkoop Robotic Template – Use Case 3
Always-on Agri (veehouder) verkoopt vee aan binnenlandse kopers en verpacht grond en schuren. Boekhoudkundig gezien wordt de verkoop verdeeld tussen Verkoop Jongvee <1 jaar, Verkoop Melkkoeien en Ontvangen huur. Lyanthe verwerkt de verkoopfacturen op lijn (op verzoek).
De Input Factuur trefwoord in deze case zijn de dieren/producten in combinatie met de btw-code. Je kunt meerdere key-words gebruiken door “;” tussen de key-words te plaatsen.
De output GL-code is de code die wordt gebruikt voor de verkoop, in dit geval de verkoop van koeien. De volgende standaardtemplate voorziet in het automatiseren van de boekingsvoorstellen:
AANKOOP ROBOTIC TEMPLATES
Aankoopfacturen worden centraal gerobotiseerd via Lyanthe IBA. Via een administratie specifieke Robotic Rule kunnen administratie specifieke elementen / uitzonderingen gerobotiseerd worden.
Standaard Aankoop Robotic Template – Use Case 1
Bakker Bouw heeft geen zakelijke auto, echter stuurt Bakker Bouw brandstof bonnetje op via de Lyanthe Scan Service. De centrale Robotic Rule in Lyanthe IBA robotiseert deze kosten op Brandstofkosten met RGS WBedAutBra. Via een standaard aankoop factuur kunnen alle brandstofkosten gerobotiseerd worden op de rekening courant, inclusief de BTW conversie (21% naar 0%), via de volgende standaard Robotic Template:
Relatie Aankoop Robotic Template – Use Case 2
Kapai Holding BV (ondernemer) verhuurt kantoorruimte op diverse locaties. De huurfacturen bevatten een uitsplitsing per kostenpost (service en huur) per locatie. Lyanthe verwerkt desbetreffende huurfacturen op lijn. Boekhoudkundig gezien worden de kosten uitgesplitst naar type en per locatie op basis van kosteneenheid. De volgende leverancier specifieke robotic template voorziet in het automatiseren van de boekingsvoorstellen. De Input Factuur trefwoorden (keywords) zijn de verschillende locaties van de kantoorruimte.
TIP 2: FACTUURNUMMER GENEREREN
Via het relatie bewerken scherm (leverancier/ klant) kan een parameter worden vastgelegd dat een fictief factuurnummer gegeneerd wordt voor desbetreffende relatie indien deze niet aanwezig is. Het formaat van dit factuurnummer is 99/[Factuurdatum]/[Factuurbedrag].
Onderstaand voorbeeld toont een tank bonnetje zonder factuurnummer. Tankbonnetjes worden door Lyanthe automatisch gedigitaliseerd op de leverancier “Diverse Leveranciers – Brandstof NL”. Een bonnetje met datum 03-08-20 en een bedrag van EUR 42.77 zonder factuurnummer kan via deze setting automatisch het volgende factuurnummer genereren 99/382020/42 (factuurbedrag wordt afgerond naar beneden).
Voorbeeld van een tank bonnetje zonder factuurnummer.
Tankbonnetjes worden door Lyanthe automatisch gedigitaliseerd op de leverancier “Diverse Leveranciers – Brandstof NL”. Een bonnetje met datum 08-04-22 en een bedrag van EUR 25.84 zonder factuurnummer kan via deze setting automatisch het volgende factuurnummer genereren 99/8422/25 (factuurbedrag wordt afgerond naar beneden).
Tip: Dit is ook een handige feature om dubbele facturen of bonnetjes beter te detecteren, bijvoorbeeld voor alle Diverse Leveranciers categorieën die gelinkt zijn aan bonnetjes.
TIP 3: NEGEER BEDRIJFSGEGEVENS
Deze functionaliteit pas je toe bij incomplete bedrijfsgegevens.
Via het relatie edit scherm (leverancier/ klant) kan nu een parameter worden vastgelegd dat de relatie gegevens niet compleet dienen te zijn. Wanneer deze setting aanstaat zullen facturen nu ook een groene V(vinken) krijgen voor de controle op leveranciersgegevens in de kwaliteitsmatrix en in het bereik van AutoBook vallen.
TIP 4: VERWERKEN MET AUTOBOOK
In het Lyanthe boekportaal MFO kun je met de functie AutoBook facturen automatisch verwerken. Dit gebeurt op basis van vooraf ingestelde parameters op relatie niveau in combinatie met de automatische factuurcontrole via kwaliteitsmatrix. Indien AutoBook actief is op de relatie en de kwaliteitsmatrix vier groene V weergeeft, worden facturen automatisch door geboekt naar het boekhoudpakket.
Hoe werkt AutoBook?
Op administratie niveau dient de setting AutoBook geactiveerd te zijn. Deze setting is enkel te beheren in de Lyanthe Gateway. Zodra deze geactiveerd is op administratie niveau, kan AutoBook aangezet worden op een relatie (Leverancier / Klant) in combinatie met een maximaal factuur bedrag (optioneel). Daarnaast dient de factuur te voldoen aan de MFO kwaliteitscontrole, weergegeven door vier groene vinkjes met betrekking tot leveranciers-, factuur-, btw- en grootboekcontroles.
Door deze functie effectief in te zetten kunnen via het Lyanthe Robotic Platform >80% van de facturen automatisch verwerkt worden! Met de nieuwe AutoBook 3.0 functionaliteiten kan dit percentage aan automatisch verwerkte facturen nog hoger worden!
ACTIVEREN VAN AUTOBOOK OP RELATIE
Het activeren van AutoBook op relatie kan via het relatie overzicht of in het boekscherm tijdens het verwerken van facturen. Na de activatie van AutoBook zal iedere minuut gecontroleerd worden of er facturen automatisch verwerkt kunnen worden.
Indien in het Boekscherm Autobook geactiveerd wordt en de factuur geboekt wordt, zal de AutoBook setting geactiveerd worden op de desbetreffende relatie. Alle overige facturen in de digitale brievenbus en toekomstige facturen zullen automatisch verwerkt worden indien deze ook aan de automatische kwaliteitscontrole voldoen.
Tip: Indien na het activeren van Autobook in het boekscherm gekozen wordt voor opslaan in plaats van boeken, zal de factuur ook automatisch verwerkt worden binnen 1 minuut. Na het verversen van het scherm zal deze dus verdwijnen.
Daarnaast kan Autobook ook via het relatiescherm geactiveerd worden via het menu Relaties om vervolgens de relatie te selecteren en te wijzigen.
Tip: In het Lyanthe BookBot BI dashboard kan naast het percentage van AutoBook facturen ook een overzicht gegenereerd worden van relaties waarbij facturen binnen de aangegeven datum filter onveranderd zijn door geboekt. Ideale Autobook potentials om het AutoBook percentage verder te verhogen!
TIP 5: BOEKLIJNEN COMPRIMEREN
Indien een boekhoudkundige verwerking een verdere splitsing vereist, kunnen facturen op factuursamenvatting of lijn worden gedigitaliseerd via de Lyanthe Scan Service. Op administratie- / relatieniveau is het mogelijk om deze lijnen te comprimeren.
Het comprimeren van boekingslijnen vindt plaats op basis van eenzelfde grootboek en BTW code op basis van een centrale IBA robotic rule of administratie specifieke robotic rule. Indien geen robotic rule is toegepast, zal deze niet gecomprimeerd worden. Bij het comprimeren zal de lijnomschrijving gelijk zijn aan de factuuromschrijving.
Onderstaand voorbeeld toont hoe in een factuur van Heineken de boeklijnen “Water” en “Frisdranken” gecomprimeerd worden door:
- Comprimeren aan te zetten op de relatie in het MFO Boekscherm (dit kan via het wijzigen van de relatie in MFO)
- De Boeking op te slaan in het MFO Boekscherm (zodat het comprimeren op relatieniveau opgeslagen is)
- Boekingsvoorstel her-genereren
- Resultaat te bekijken in het MFO Boekscherm
- Toekomstige worden automatisch gecomprimeerd
Let op – Het comprimeren vindt niet plaats bij de export naar het boekhoudpakket. Daarnaast is het niet mogelijk om de comprimeer functie toe te passen in combinatie met Administratie specifieke Robotic Rules met analytische output (kostenplaats / kostendragers).