Boekhoud Gemak (Multivers Online) Koppeling. 

In dit artikel meer toelichting over de werking van de koppeling met Boekhoudgemak (Multivers Online)

Boekhoud Gemak (Multivers) Connector

Facturen worden gerobotiseerd in het Lyanthe portaal en met de Lyanthe Boekhoud Gemak (Multivers) Connector worden deze geëxporteerd naar Boekhoud Gemak (Multivers).

Hieronder een overzicht van functionaliteiten met betrekking tot de Lyanthe Boekhoud Gemak (Multivers) Connector.

Benaderen van PDFs in Boekhoudgemak (Multivers)

PDFs benaderen

Om PDFs te benaderen in Boekhoud Gemak (Multivers) is het vereist (vanuit beveiligingsperspectief) dat je als gebruiker ook ingelogd bent op het Lyanthe platform. Dit betekend dat indien collega’s of klanten die werken in het Lyanthe platform een gebruiker nodig hebben.

Verwerking van facturen aandachtspunten

Credit facturen

Creditfacturen worden in Lyanthe aangemerkt door Ja / Nee. Dit betekend dat geen (-) bedragen aangegeven dienen te worden bij het verwerken van facturen zoals gebruikelijk in Boekhoud Gemak (Multivers).

Buitenlandse valuta

Boekingen met buitenlandse valuta kunnen verwerkt worden vanuit het Lyanthe portaal. Bij het verzenden van de boekingen zal Boekhoud Gemak (Multivers) de wisselkoers bepalen op basis van de beschikbare valuta /koersen in desbetreffende administratie. Let op dat deze met de ISO code gedefinieerd staan in Boekhoud Gemak (Multivers).

Indien de valuta / wisselkoersen niet aanwezig zijn in Boekhoud Gemak (Multivers) zal deze met een desbetreffende  foutmelding “Valutacode 'XXX' bestaat niet” terugkomen in de digitale brievenbus in het Lyanthe portaal.

Dubbele Factuur Validatie Boekhoud Gemak (Multivers)

Bij het verzenden van de boekingen zal Boekhoud Gemak (Multivers) ook valideren of de factuur al verwerkt is in Boekhoud Gemak (Multivers). Indien bij desbetreffende relatie het Factuurnummer / Referentie / Betalingskenmerk  al voorkomt zal deze met een desbetreffende  foutmelding terugkomen in de digitale brievenbus in het Lyanthe portaal:

• “De referentie is niet uniek”
• “Betalingskenmerk 'xxxxxx' is al bekend. Mogelijk boek je deze factuur voor de tweede keer. De referentie is niet uniek.”

Factuurnummer / Referentie / Betalingskenmerk

Het veld factuurnummer is het Lyanthe Portaal wordt bij de verwerking van de facturen gekoppeld aan de volgende velden in Boekhoud Gemak (Multivers):

• Factuurnummer voor verkoopboekingen
• Referentie voor inkoop- en verkoopboekingen
• Betalingskenmerk voor inkoop- en verkoopboekingen indien het veld Betaalreferentie in Lyanthe niet gevuld is.

Daarnaast hebben de velden Factuurnummer / Referentie / Betalingskenmerk hebben een maximale karakter limiet in Boekhoud Gemak (Multivers). Indien deze > dan de toegestane limiet zullen deze bij exporteren van de factuur automatisch worden afgekapt (van rechts):

Veld	Inkoop Factuur	Verkoop Factuur
Factuurnummer	NVT	8 (numerieke) karakters.
Referentie	18 karakters	18 karakters
Betalingskenmerk	16 karakters	16 karakters

Lijnomschrijving

Het veld omschrijving (op boeklijn) in Lyanthe wordt bij de verwerking van de facturen gekoppeld aan het veld Omscrhijving in Boekhoud Gemak (Multivers).

De maximale karakterlimiet in Boekhoud Gemak (Multivers) is 100 karakters. Indien bij desbetreffende factuurboeking deze > dan 100 karakers  al voorkomt zal deze met een desbetreffende  foutmelding “Description kan niet meer dan 100 karakters bevatten”  terugkomen in de digitale brievenbus in het Lyanthe portaal

Factuurnummer (niet gevuld)

In Boekhoud Gemak (Multivers) is een Factuurnummer / Referentie / Betalingskenmerk   verplicht bij de boeking van een factuur.

In het Lyanthe MFO portaal is dit niet verplicht. Indien de factuur verwerkt wordt zonder factuurnummer, zal bij het exporteren van de factuur een fictief factuurnummer aangemaakt worden.

Het formaat van dit factuurnummer is 99/[Factuurdatum]/[Factuurbedrag] en deze zal als Referentie / Betalingskenmerk beschikbaar zijn in Boekhoud Gemak (Multivers).

Een bonnetje met datum 03-08-20 en een bedrag van EUR 42,77 zonder factuurnummer verwerkt in Lyanthe zal in Boekhoud Gemak (Multivers) het volgende factuurnummer genereren 99/382020/42  factuurbedrag wordt afgerond naar beneden).

Deze functie identificeert daardoor dubbele bonnetjes indien deze verwerkt worden zonder factuurnummer.

Betalingsconditie (niet gevuld)

In Boekhoud Gemak (Multivers) is een betalingsconditie bij de verwerking van facturen verplicht.

Op administratie niveau kun je instellen of de vervaldatum van een factuur gedigitaliseerd wordt of niet. We raden aan om deze in te stellen voor Boekhoud Gemak (Multivers) administraties om niet te digitaliseren.

Indien deze niet gedigitaliseerd wordt, wordt de betaalconditie gegenereerd op basis van de betaalconditie opgeslagen op de (gesynchroniseerde) bestaande relatie.

Voor nieuwe relaties zal deze dus niet aanwezig zijn. Op administratie niveau kun je voor nieuwe relaties wel een “default” opslaan op administratieniveau in Lyanthe MFO.

In het Lyanthe MFO portaal is  betaalconditie niet verplicht bij het boeken van facturen. Indien de factuur verwerkt wordt zonder betalingsconditie, zal bij het exporteren voorkomt deze met een desbetreffende  foutmelding “PaymentConditionId is verplicht” terugkomen in de digitale brievenbus in het Lyanthe portaal.

We raden aan om de betalingsconditie op de stamgegevens van de relatie  Boekhoud Gemak (Multivers) op te slaan, deze zal dan automatisch worden toegepast.

Daarnaast kan via Instellingen in het Lyanthe MFO Portaal een standaard betaalconditie (betalingsvoorwaarde) geselecteerd worden. Deze zal toegepast worden indien geen betaalconditie op de stamgegevens van de relatie bekend is (voor zowel inkoop als verkoopfacturen).

Kostenplaatsen en projecten

Indien op administratie niveau (instellingen) analytisch aanstaat worden kostenplaatsen en “dossier veld” gesynchroniseerd vanuit Boekhoud Gemak (Multivers). Deze kunnen dan ook gebruikt worden in de verwerking van de facturen. In het Lyanthe MFO portaal dient voor kostenplaatsen het veld kostenplaats gevuld te worden en voor “dossier veld”  het veld kostendrager in de boeking.

Indien op een boekingsregel een kostenplaats en/of kostendrager gevuld is zal het ook de hoeveelheid (aantal) geëxporteerd worden naar Boekhoud Gemak (Multivers).

In Boekhoud Gemak (Multivers) onder het menu Extra / Bedrijfsparameters / Verbijzondering dient Kostenplaatsen/dossiers verbijzondering naar aantal dan ook aan te staan:

Controleer in de administratie instellingen in Boekhoud Gemak (Multivers) op administratie niveau / grootboek niveau:

Indien deze niet overeenstemmen met de boeking zal bij het exporteren deze met een desbetreffende  foutmelding terugkomen in de digitale brievenbus in het Lyanthe portaal:

• "De kostenplaats mag bij de opgegeven rekening niet gevuld zijn. Het dossier mag bij de opgegeven rekening niet gevuld zijn."
• “De kostenplaats is verplicht. Het dossier is verplicht” 
• “Het aantal mag niet gevuld zijn.” 

Transitorisch

Facturen kunnen transitorisch geboekt worden in het Lyanthe MFO Portaal. Voor Boekhoudgemak (Multivers) administraties dienen de juiste instellingen beschikbaar te zijn. (Zie hiervoor het onderstaande instructiefilmpje)
 

Indien een factuur transitorisch wordt geboekt (periode van en periode tot op de boeklijn) wordt de transitorische tegenrekening gekozen als start datum de begin datum van periode van en het aantal periodes wordt berekend op basis van het aantal periodes tussen periode tot versus periode van.  

Indien de transitorische boeking over een boekjaar heen valt zal Boekhoudgemak (Multivers) deze automatisch op de ingestelde overlopende activa/passiva grootboekrekening verwerken.

BTW Codes

In Boekhoudgemak (Multivers) wordt BTW afgehandeld via BTW Scenario en BTW %. In het Lyanthe Portaal wordt op basis van de beschikbare combinaties BTW Codes gegenereerd. Enkele voorbeelden:

Lyanthe Code	Lyanthe Omscrhijving	BTW %
1 (0,0)	Aankoop binnenland 0,0%	0
1 (0,09)	Aankoop binnenland 0,09%	0,09
1 (0,21)	Aankoop binnenland 0,21%	0,21
2 (0,21)	Aankoop binnenland Btw verlegd 0,21%	0,21
3 (0,21)	Aankoop binnen EU met verlegging van heffing 0,21%	0,21
4 (0,21)	Aankoop buiten EU met verlegging van heffing 0,21%	0,21
6 (0,0)	Verkoop binnenland 0,0%	0
6 (0,09)	Verkoop binnenland 0,09%	0,09
6 (0,21)	Verkoop binnenland 0,21%	0,21
7 (0,0)	Verkoop binnen EU met verlegging van heffing 0,0%	0
8 (0,0)	Verkoop buiten EU met verlegging van heffing 0,0%	0

De Lyanthe BTW code is de combinatie tussen het BTW scenario en BTW %. Bij het verwerken van de boekingen worden op basis van de toegepaste BTW code in het Lyanthe Portaal, het BTW Scenario en BTW % in Boekhoud Gemak (Multivers) bepaald.

Indien de boeking een BTW code bevat die niet overeenkomt met de toegestane BTW scenario op relatie niveau in Boekhoud Gemak (Multivers), zal bij het exporteren voorkomt deze met een desbetreffende  foutmelding “Het gekozen btw-scenario is niet geschikt voor deze crediteur.” terugkomen in de digitale brievenbus in het Lyanthe portaal. De relatie stamgegevens in Boekhoud Gemak (Multivers), met betrekking tot BTW Scenario en/of land dienen dan gecontroleerd te worden of de BTW code in de boeking in het Lyanthe MFO Portaal.

BTW Codes Omkeren

Boekhoud Gemak (Multivers) ondersteunt dat Aankoop BTW Scenario's beschikbaar zijn voor verkoopboekingen en visa versa. 

Lyanthe ondersteunt deze BTW Scenario's indien deze als volgt zijn ingericht in Boekhoud Gemak (Multivers):

Daarbij is het ook belangrijk dat op het Verkoop Scenario voorziet in eenzelfde structuur:

Vervolgens is het Aankoop Scenario beschikbaar als BTW code bij het verwerken van verkoopfacturen.

Relaties

Relaties aanmaken

Bij het verwerken van facturen, worden nieuwe relaties voorgesteld indien geen bestaande gevonden kan worden.

Bij het boeken van de eerste factuur van een nieuwe relaties wordt de relatie aangemaakt in Boekhoud Gemak (Multivers) op basis van de herkende relatiegegevens:

• Naam
• Adres
• Postcode
• Plaats
• BTW Nummer
• KVK Nummer
• IBAN

De geselecteerde Betalingsvoorwaarde op deze eerste boeking bepaald de Betalingsconditie die aangemaakt wordt op de relatie in Boekhoud Gemak (Multivers).

De grootboekrekening op de boeking bepaald de voorkeurs “Kostenrekening”

Na het aanmaken van de relatie in Boekhoud Gemak (Multivers), dienen wijzigingen op de relatie beheerd te worden in Boekhoud Gemak (Multivers). Na synchronisatie zijn deze dan ook beschikbaar in Lyanthe.

Daarnaast wordt het relatie “nummer” automatisch bepaald door Boekhoud Gemak (Multivers). Indien dit niet zodanig staat ingesteld in Administratieparameters in Boekhoud Gemak (Multivers), zal bij het exporteren voorkomt deze met een desbetreffende  foutmelding “Het organizatienummer is verplicht als autonummering uit staat.” terugkomen in de digitale brievenbus in het Lyanthe portaal.

Om autonummering aan te zetten in Boekhoud Gemak (Multivers) ga naar Algemene gegevens / Bedrijfsparameters/ Debiteuren of Crediteuren:

Bankrekening relatie

Bankrekeningen worden in Boekhoud Gemak (Multivers) beheerd op relatie niveau. Indien Lyanthe bankrekeningen digitaliseert wordt deze vergeleken met de huidige bankrekening op de relatie.

Indien een “nieuwe” bankrekening gevonden is zal de kwaliteitsmatrix B (in de digitale brievenbus) een ! weergeven. Indien de bankrekening gevalideerd is zal de kwaliteitsmatrix B een V weergeven (of geen nieuwe bankrekening gevonden is).

De bankrekening wordt enkel aangemaakt in Boekhoud Gemak (Multivers) voor nieuwe relaties bij het boeken van de eerste desbetreffende factuur van de nieuwe relatie.

Voor een bestaande relatie, kan deze enkel in Boekhoud Gemak (Multivers) bijgewerkt worden.