Het komt regelmatig voor dat facturen van verschillende leveranciers automatisch op hetzelfde grootboek terechtkomen. In vrijwel alle gevallen wordt dit veroorzaakt door een ‘Standaard’ robotic template binnen Lyanthe MFO.
In dit artikel leggen we uit hoe dit werkt en hoe u dit kunt controleren en oplossen.
🔎 Hoe werkt een Robotic Template in Lyanthe MFO?
Binnen Lyanthe MFO kunt u onder Procesbeheer een Robotic Template inrichten met:
Input parameters
Output parameters
Input parameters
De robotic kijkt naar één of meerdere van onderstaande gegevens:
BTW% – het gedigitaliseerde BTW-percentage van de factuurregel
IBA Robotic RGS Code – de grootboekrekening die vanuit IBA is meegegeven
Trefwoord – gedigitaliseerde trefwoorden uit de factuurregel
Output parameters
Op basis van bovenstaande input wordt automatisch ingesteld:
BTW-percentage
BTW-code
GL-code (grootboekrekening)
⚠️ Wat veroorzaakt het probleem?
Wanneer in een Robotic Template het vinkje “Standaard” is ingeschakeld:
✔ De template wordt toegepast op alle facturen binnen de administratie
✔ Ongeacht de leverancier
✔ Tenzij er een relatiespecifieke template aanwezig is (die krijgt voorrang)
Dit betekent:
Zodra een factuurregel voldoet aan de ingestelde input parameters, wordt automatisch de bijbehorende output (bijvoorbeeld één vaste grootboekrekening) toegepast.
Gevolg:
Alle facturen met bijvoorbeeld 21% BTW kunnen dan automatisch op hetzelfde grootboek worden geboekt.
📌 Advies
Voor inkoopfacturen adviseren wij om een template niet op ‘Standaard’ te zetten, tenzij:
Er sprake is van een zeer specifieke administratieve situatie
Of wanneer IBA-robotisering altijd een vaste verwerking vereist binnen die administratie
In de meeste gevallen is het beter om templates:
Leveranciersspecifiek in te richten
Of gerichter te sturen op combinatie van inputparameters
🛠 Hoe controleert u dit?
Ga in MFO naar:
Procesbeheer
Robotic
Robotic Templates – Leverancier
Controleer vervolgens:
Of er een template aanwezig is met de naam “DEFAULT”
Of bij deze template het vinkje “Standaard” is ingeschakeld
Wat moet u doen als dit het geval is?
Afhankelijk van uw situatie:
✔ Koppel de template aan een specifieke leverancier
✔ Pas de inputparameters aan
✔ Of verwijder de template indien deze niet gewenst is
📌 Samenvatting
| Situatie | Gevolg |
|---|---|
| Template op Standaard | Wordt toegepast op alle facturen |
| Leverancier specifieke template aanwezig | Deze krijgt voorrang |
| Alleen BTW% als input | Grote kans op generieke boekingen |