Werkstroom - Het beoordelen (goed- en of afkeuren) van facturen.

In dit artikel leggen wij uit hoe u aan u toegewezen facturen kunt beoordelen. Met beoordelen bedoelen wij het goedkeuren, afwijzen of in wacht zetten van facturen binnen de werkstroom.

Mogelijke acties bij het beoordelen van facturen

Binnen de werkstroom kunt u drie verschillende statussen toepassen:

1. Goedkeuren
Wanneer u een factuur goedkeurt, wordt deze vrijgegeven voor de volgende stap in het proces.
De factuur komt vervolgens beschikbaar in de workflow voor boeken, waar deze boekhoudkundig verwerkt kan worden.

2. Afwijzen / Afkeuren
Wanneer u een factuur afwijst, wordt deze definitief afgekeurd.
De factuur kan daarna niet meer geboekt worden en wordt alleen nog opgeslagen in het archief. Vanuit het archief blijft de factuur wel raadpleegbaar.

3. In wacht / On hold
Met deze optie zet u een factuur tijdelijk stil in het proces.
In de praktijk gebruikt men dit bijvoorbeeld wanneer:

u wacht op een creditnota
u eerst een vraag wilt stellen over de factuur
aanvullende informatie nodig is voordat u kunt beslissen

Zodra de benodigde informatie beschikbaar is, kunt u de factuur alsnog openen en goedkeuren of afwijzen.

Stappen om een factuur te beoordelen

Volg in MFO onderstaande stappen om een factuur te beoordelen:

Open Werkstroom – Aankoop/Verkoop.

Hier vindt u de facturen die wachten op uw beoordeling.
Wanneer u de juiste rechten heeft, kunt u via Mijn werklijst kiezen voor Alle.
Hiermee ziet u de volledige werklijst van alle gebruikers binnen de administratie.
U kunt de factuur bekijken via het PDF-icoon links in de lijst.
Door met uw muis over het icoon te bewegen (hover-functie) wordt de factuur weergegeven.
Selecteer de gewenste factuurregel.
De regel krijgt een grijze tint en rechtsboven verschijnen de beschikbare actieknoppen.
Kies vervolgens één van de acties:
- Goedkeuren
- In wacht plaatsen
- Afwijzen