Starten met IBA: De basics van IBA

Lyanthe's Centrale Robotics de basics

Introductie IBA

Na de digitalisatie van facturen in de Lyanthe Scan Service en indien de administratie een IBA administratie is worden de inkoopfacturen geëxporteerd naar het Lyanthe IBA Robotic Portaal voor centrale robotisering.

De “core” van IBA (Intelligent Booking Application) wordt gevormd door de uitgebreide centrale leveranciers database en de bijbehorende boekingsregels. IBA is gebaseerd op het rule-based verwerkingsmodel. De algemene en sector specifieke rules worden voor een leverancier één maal aangemaakt en zijn van toepassing op alle administraties van het accountantskantoor.

Dit zorgt voor een schaalbare, gecentraliseerde en consistente allocatie van grootboekrekeningen en BTW afhandeling bij het verwerken van facturen. Het IBA Robotic portaal is over het algemeen alleen beschikbaar voor Robotic key-users die toegang hebben. De Robotic key-users beheren de centrale Robotregels die worden toegepast over alle administraties. Zodra de facturen zijn gerobotiseerd en verwerkt door jouw Robotic team (of automatisch indien robotregels aanwezig zijn voor de desbetreffende inkoopfactuur), worden ze geëxporteerd naar het Lyanthe Boekportaal MFO voor validatie.

Robotic Principles

Hieronder de verschillende IBA Robotic principles samengevat:

INKOOPFACTUREN

Robotregels worden in principe enkel toegepast op inkoopfacturen. Verkoopfacturen worden niet centraal gerobotiseerd maar op administratie niveau in de applicatie MFO.

ROBOTIC LEVERANCIER

Robotregels worden opgesteld voor centrale “Robotic leveranciers”. Een Robotic leverancier is een centrale unieke leverancier met een KvK-nummer (NL) en btw-nummer (andere EU-landen) en wordt automatisch aangemaakt indien deze de “eerste” keer voorkomt in IBA.
Op basis van het KvK-nummer en/of BTW nummer gedigitaliseerd op een factuur wordt een factuur gekoppeld aan een Robotic Leverancier en bijbehorende Robotregels.

ROBOTREGELS IBA ROBOTIC GROOTBOEK

Voor een Robotic Leverancier kunnen algemene robotregels (algemeen) of sectorspecifieke robotregels (specifiek) worden aangemaakt:

• Sectorspecifieke regels worden toegepast als de sector op de administratie (een afgeleide van de SBI-code) overeenkomt met de gedefinieerde sector van de robotregel.
• Algemene robotregels worden toegepast op alle administraties, ongeacht de sector (en als er geen sectorregel van toepassing is)

Sectorspecifieke robotregels hebben prioriteit over Algemene robotregels. Daarnaast kan op administratie niveau een administratie specifieke robotregel worden aangemaakt die de centrale robotregel overruled.

Robotregels voor de een Robotic Leverancier hebben de volgende invoerparameters en worden toegepast in de volgende hiërarchie:

1. Robot Leverancier + Artikelcode + BTW% (alleen als lijnherkenning actief is of UBL), dan
2. Robotleverancier + Trefwoord + BTW% (alleen als lijnherkenning actief is of UBL), dan
3. Robotleverancier + BTW %

De uitkomst van een robotregel is de toepassing van een IBA Robotic grootboek code op een factuurlijn. De IBA Robotic grootboek code is een centrale grootboek code die bij de export naar het Lyanthe Boekportaal MFO geconverteerd dient te worden naar een beschikbaar grootboek op administratie niveau. Dit gebeurd op basis van RGS, grootboekcode of “Robotic Matching Service”.

ROBOTIC MATCHING SERVICE

De basis van het IBA Robotic Grootboekschema is in principe het standaardgrootboekschema van het accountantskantoor. Hiervan wordt een sub selectie gemaakt van de grootboekcodes die ondersteund moeten worden voor het robotiseren van inkoopfacturen. Indien dit standaardgrootboekschema niet consistent is geïmplementeerd over de administraties, biedt de Robotic Matching Service de uitkomst.

De IBA Robotic Matching Service is een centrale feature in IBA die door middel van matching regels per IBA Robotic Grootboek sturing geeft aan de uitkomst van een robotregel, dat is een “matchende” grootboek op administratie niveau.

ROBOTREGELS BTW AFHANDELING

Op basis van de toegepaste centrale IBA Robotic grootboekrekening kan ook de BTW centraal gerobotiseerd worden. Op basis van de centrale IBA Robotic grootboek kan:

• BTW % worden omgerekend van BTW % x op de factuur naar BTW % bij het exporteren en aanmaken van het boekingsvoorstel naar MFO (voorkeurs Representatiekosten)
• Voorkeurs BTW-code worden opgegeven bij het exporteren en aanmaken van het boekingsvoorstel naar MFO.

IBA AUTOBOOK

Indien robotregels toegepast worden op alle factuurregels van een factuur kan deze via IBA AutoBook automatisch geëxporteerd worden naar het Lyanthe boekingsportaal MFO, zodat alleen de facturen in IBA blijven staan waarvoor een robotregel aangemaakt dient te worden.

IBA Basics Factuur flow

In deze basic guide wordt in stappen uitleg gegeven van de algemene werking van de IBA applicatie.

STAP 1: INLOGGEN IBA

Als je bent ingelogd in het MFO Portaal en je gebruiker is een IBA Gebruiker zie je onder snelle links de link “IBA” staan. Wanneer je hier op klikt kom je direct in de IBA Digitale Brievenbus.

STAP 2: FACTUREN TOEWIJZEN

Na de digitalisatie van facturen in de Lyanthe Scan Service en indien de administratie een IBA administratie is worden de inkoopfacturen geëxporteerd naar het Lyanthe IBA Robotic Portaal voor centrale robotisering. Deze facturen dienen te worden toegewezen aan een IBA-gebruiker ter robotisering.

De IBA-gebruiker controleert of er (batches van) inkoopfacturen moeten worden toegewezen voor te robotiseren.

Klik op het menu “Robotics” en vervolgens op “Assign Batch”. Batches worden toegewezen op gebruikersniveau. Op de pagina “Assign Batch” worden 3 tabbladen weergegeven:

1. Niet-toegewezen (batches van facturen die moeten worden toegewezen)
2. Toegewezen (batches van facturen die al zijn toegewezen aan een Robotic Gebruiker).
3. Geëxporteerde batches (geëxporteerde batches naar MFO in de afgelopen 2 dagen)

De IBA-gebruiker selecteert in het tabblad Niet-toegewezen de toe te wijzen batches en klik rechts boven op de knop “Assign”.

Er verschijnt een pop-up waarin je de IBA-gebruiker kan selecteren. Selecteer nu de juiste gebruiker. De batches worden dan aan deze gebruiker toegewezen.

De toegewezen batches zijn nu te vinden in het tabblad “Toegewezen” en zijn nu beschikbaar in de IBA Digitale brievenbus onder Aankoop.

Op de pagina “Assign batch” kunnen batches ook opnieuw worden toegewezen aan een andere gebruiker via het tabblad “Toegewezen“. Het opnieuw toewijzen werkt op dezelfde manier.

STAP 3: OVERZICHT IBA FACTUREN

Via het menu Robotics – Digitale brievenbus – aankoop kan je de facturen zien van de aan jou toegewezen batches. Één Batch kan uit meerdere facturen bestaan en Batches kunnen ook van verschillende administraties zijn.

Je ziet dus onder aankoop alle IBA facturen die door jou gerobotiseerd dienen te worden.

Je kunt de weergave van de pagina aanpassen naar eigen wens. Klik hiervoor op de moersleutel (aanpassen) .

Wij raden aan om onderstaande kolommen aan te zetten om mee te beginnen:

• Administratie
• Totaal bedrag
• Grootboekrekening
• Grootboekrekening omschrijving
• PDF
• Sector Naam
• BTW Percentage
• Sector

Uiteraard kun je dit ten alle tijden aanpassen naar eigen wens.

De IBA digitale brievenbus toont vervolgens onder ander de volgende gegevens:

• Of er Robotic Rules voor factuurregels bestaan en zijn toegepast via de IBA-kwaliteitsmatrix [G/L] en [R} en of de factuurleverancier groen is gemarkeerd;
• Naam van de administratie en bijbehorende sector;
• De naam van de factuurleverancier;
• De PDF door met de muis over het PDF-pictogram te gaan;

Elke regel in de Digitale brievenbus is een factuur. De regels zijn gemarkeerd in diverse kleuren. Hieronder een uitleg van deze kleuren:

• Witte lijn: Er is een robotregel (algemeen of sector specifiek) herkent en toegepast voor alle lijnen van deze factuur.
• Groene leverancier: Er zijn één of meerdere lijnen waarvoor geen regel is toegepast. Hiervoor dient dus een robotregel worden aangemaakt.
• Paarse lijn: Een algemene robotregel is toegepast, maar het is de eerste keer dat deze algemene regel wordt toegepast voor desbetreffende sector.
• Leverancier tekst is zwart: Er is geen Robotic Leverancier gekoppeld aan deze factuur. Voor Nederlandse leveranciers is digitalisering van het KVK & BTW nummer verplicht om te kunnen koppelen aan een Robotic leverancier en voor buitenlandse leveranciers een BTW nummer.   
  Tip: Deze leveranciers kunnen wel op administratie niveau gerobotiseerd worden.

STAP 4: EEN NIEUWE ROBOTREGEL MAKEN

Je selecteert een factuur zonder robotregels door op de naam van desbetreffende leverancier te klikken of doormiddel van het selecteren van de regel en vervolgens op Robotic Setup te klikken.

TIP! Je kan alle Groene leveranciers in één overzicht zien door bovenin te klikken op de knop “Toon Nee Robotic” te klikken.

Vervolgens navigeer je naar het scherm Boekhouding | Robotic wijzigen. In dit scherm kan de IBA-gebruiker eenvoudig:

1. De PDF controleren , deze zal geopend worden in een nieuw browser venster;
2. Bekijken welke factuurregels niet zijn gerobotiseerd (Robotic Rule Suggestion);
   
3. Vanuit de Robotic Rule Suggestion een Algemene of Sectorspecifieke Robotregel aanmaken, door voor Algemeen of Sectorspecifiek  te kiezen;
4. Robotregels aanmaken (algemeen of sectorspecifiek) voor desbetreffende Robotic leverancier met de volgende parameters BTW %, Artikelcode, Omscrhijving (keyword).
   
5. Alle bestaande  en aangemaakte robotregels bekijken;
   
6. De Robotregels opslaan of “opslaan & toepassen” op desbetreffende factuur ;

STAP 5: EEN ROBOTREGEL TOEPASSEN

Na het aanmaken van de robotregel(s) dienen deze worden toegepast. In de IBA Digitale Brievenbus laat de kwaliteitsmatrix zien dat Robotic Rules bestaan [R]. Deze kolom toont dan een groen vinkje. De regel is echter nog niet toegepast omdat [G/L] een X laat zien. Om een robotregel toe te passen selecteer je de desbetreffende factureren en klik je op de knop Robotregels Toepassen (tandwielen).

TIP! Je kan alle facturen waarvoor een robotregel bestaat maar niet is toegepast in één overzicht zien door bovenin te klikken op het Robot Icoon in de filtering.

LET OP! Wanneer je voor één Robotic Leverancier de toegevoegde regels wil toepassen op meerdere facturen moet je al die facturen selecteren en klikken op de knop Robotregels Toepassen (tandwielen).

STAP 6: EXPORTEREN NAAR MFO

Na het toepassen van de robotregels kun je als IBA-gebruiker de facturen selecteren die je naar MFO wil exporteren en op de knop Boeken klikken.

TIP! Je kan alle facturen waarvoor een robotregel bestaat en is toegepast in één overzicht zien door bovenin te klikken op het “Groene Vinken Icoon in de filtering.

Voor zover alle facturen binnen de batch in IBA zijn verwerkt en naar MFO zijn geëxporteerd, wordt de batch nu weergegeven op de pagina Assign Batch in het tabblad Geëxporteerde batches. In MFO in de Scans Monitor is status bijgewerkt van “Geëxporteerd naar IBA” naar “Geëxporteerd naar MFO”.

Overige IBA Functionaliteiten

FACTUREN BEKIJKEN

Tijdens het verwerken van facturen kan het handig zijn om een factuur te bekijken. Selecteer hiervoor de factuur in de digitale brievenbus en klik op de knop wijzigen. 

IBA AUTOBOOK INSTELLINGEN

Binnen IBA onder de instellingen kun je een aantal autobook settings aan- of uitzetten. Hieronder lichten we de opties toe.

1. Is AutoBooked? Wanneer deze optie op ja staat zal IBA alle facturen met 5 groene vinkjes zonder menselijke tussenkomst direct doorboeken naar MFO. Als je enige tijd bezig bent met IBA en het principe door hebt hoe de robotisering werkt is het advies om deze optie aan te zetten.
2. Autobooked Non Robotic? Wanneer deze optie op ja staat zullen ook de facturen van leveranciers die niet gerobotiseerd kunnen worden direct geëxporteerd worden naar MFO. Dit zijn dus de facturen van leveranciers, die niet gekoppeld kunnen worden aan een Robotic Leverancier. Dit is te herkennen aan de zwarte, niet klikbare tekst in het veld van de naam van de leverancier. 
3. Autobook all? Deze optie gebruik je om alle facturen direct door te boeken naar MFO. Dit zet je bijvoorbeeld aan wanneer de IBA robotic users afwezig zijn, zodat de MFO gebruikers altijd facturen kunnen verwerken.
4. Exclude new generic subsectors? Deze optie zorgt ervoor dat wanneer Is Autobooked? aanstaat alle facturen met 5 groene vinkjes die in een nieuwe sector voorkomen niet direct naar MFO geboekt worden. Hiermee dwing je dus af dat er altijd sectorspecifieke robotregels aangemaakt kunnen worden.

IBA BTW CONVERSIE

Binnen IBA onder de stamgegevens / grootboek kun je een IBA Robotc Grootboek selecteren en wijzigen. Één van de opties is om op basis van de toegepaste centrale IBA Robotic grootboekrekening het BTW % te converteren. Deze conversie zal plaatsvinden bij het exporteren en aanmaken van het boekingsvoorstel naar MFO.

Als op een bepaalde grootboekrekening geen btw mogen aftrekken kunnen we deze steeds converteren naar 0% op voorwaarde dat een robotregel met desbetreffende IBA Robotic grootboek is toegepast.

Zo kunnen representatiekosten indien deze over alle administraties niet aftrekbaar zijn standaard converteren naar 0% BTW ongeacht wat er op de factuur staat en dus ook wordt gedigitaliseerd.

IBA BTW MAPPING

Voorkeurs BTW-code worden opgegeven bij het exporteren en aanmaken van het boekingsvoorstel naar MFO. Tijdens het digitalisatieproces herkennen we de nationale btw percentages en het land van de leverancier. Op basis van deze informatie (BTW% en Land) in combinatie met de grootboekrekening kunnen we een bepaalde BTW code meesturen naar MFO. Dit zorgt ervoor dat het boekingsvoorstel accurater is en de administratie verantwoordelijke minder aanpassingen moet doen.

IBA MATCHING SERVICE

Er is maar 1 grootboekschema in IBA tegenover alle grootboekschema’s van de administraties. De Matchingservice stelt ons in staat om, in het grootboekschema van de administratie opzoek te gaan naar de beste match voor de regel die in IBA werd toegepast. Op deze manier hebben we een enorme impact op het boekingsvoorstel dat de administratieverantwoordelijke te zien krijgt.

Hoe richt je de matchingservice in?

Ga via het moersleutel symbool naar de stamgegevens en kies onder IBA Financial voor Grootboek matchinglijst. Je komt nu in het scherm grootboek matchinglijst terecht. Vanuit hier kun je de bestaande matchingregels raadplegen, aanpassen, verwijderen of een nieuwe toevoegen. Voor het toevoegen van nieuwe grootboekmatchingregels klik je op de knop nieuw rechtsboven in. Vervolgens selecteer je de IBA grootboekrekening waarvoor je de matchingregel wil aanmaken. Daarna klik je op het plusteken voor het toevoegen van een matchingregel. Hier kun je de onderstaande velden vullen:

1. Sortering
2. Grootboektype
3. Match type
4. Code Operator
5. Code
6. Omschrijvings taal
7. OmschrijvingsKeyword Operator opnemen
8. Omschrijving opnemen
9. OmschrijvingsKeyword niet opnemen
10. Omschrijving niet opnemen.