YUKI Connector
Facturen worden gerobotiseerd in het Lyanthe portaal en met de Lyanthe Yuki Connector worden deze geëxporteerd naar Yuki. Hieronder een overzicht van functionaliteiten en aandachtspunten met betrekking tot de Lyanthe Yuki Connector.
Verwerking van facturen
Buitenlandse valuta
Boekingen met buitenlandse valuta kunnen verwerkt worden vanuit het Lyanthe portaal. Bij het verzenden van de boekingen zal Yuki de wisselkoers bepalen op basis van de beschikbare koersen in Yuki.
Factuurnummer (leeg)
Indien een factuur verwerkt wordt in het Lyanthe MFO portaal zonder factuurnummer, zal bij het exporteren van de factuur een fictief factuurnummer aangemaakt worden.
Het formaat van dit factuurnummer is 99/[Factuurdatum]/[Factuurbedrag].
Een bonnetje met datum 03-08-20 en een bedrag van EUR 42.77 zonder factuurnummer verwerkt in Lyanthe zal in Yuki het volgende factuurnummer genereren 99/382020/42 factuurbedrag wordt afgerond naar beneden).
Deze functie identificeert daardoor dubbele bonnetjes indien deze verwerkt worden zonder factuurnummer.
Dubbele Factuur Validatie Yuki
Bij het verzenden van de boekingen zal Yuki ook valideren of de factuur al verwerkt is in Yuki. Indien bij desbetreffende relatie het factuurnummer al voorkomt zal deze met de foutmelding "PostSupplierInvoice Failed: TRMMsgInvoiceNumberAlreadyExistsForContact" (voor inkoopfacturen) of "PostCustomerInvoice Failed: Er bestaat al een factuur met het factuurnummer 'xxxxx'" (voor verkoopfacturen) terugkomen in de digitale brievenbus in het Lyanthe portaal.
Boekingen Boeklijnen
Lyanthe digitaliseert facturen met bijbehorende factuurlijnen op basis van BTW% of indien een digitalisatie instructie van toepassing is (lijn-niveau) op basis van de digitalisatie instructie. Per factuurlijn / boeklijn wordt een boekingsvoorstel met grootboek en btw-code voorgesteld. Boekingsvoorstellen met bijbehorende boeklijnen worden ook als boeklijnen opgenomen in Yuki.
Betaalvoorwaardes / Betaalwijze Boeking
In Yuki wordt de "Betaalwijze" op factuurboekingsniveau vastgelegd. In het Lyanthe MFO Portaal dient deze vastgelegd te worden als "Betalingsvoorwaarde".
Indien in Lyanthe een factuur geboekt wordt zonder "Betalingsvoorwaarde" zal deze automatisch verwerkt worden als betaalwijze "Overschrijving" in Yuki.
Bankrekening Boeking
In Yuki wordt de "bankrekening" op factuurboekingsniveau vastgelegd. In het Lyanthe MFO Portaal wordt de standaard bankrekening van de relatie in Lyanthe meegestuurd met de factuurboeking.
Indien deze nog niet bestaat in Yuki wordt deze in Yuki opgeslagen als "Bankrekening"
Relaties aanmaken
Bij het verwerken van facturen, worden nieuwe relaties voorgesteld indien geen bestaande gevonden kan worden vanuit de gesynchroniseerde stamgegevens van Yuki.
Bij het boeken van de eerste factuur van een nieuwe relaties wordt de relatie aangemaakt in Yuki op basis van de herkende relatiegegevens:
- Naam
- Adres
- Postcode
- Plaats
- Land
- BTW Nummer
- KVK Nummer
- Etc.
De geselecteerde Betalingsvoorwaarde op deze eerste boeking bepaald de "Betaalwijze" en "Betalingstermijn" die in Yuki worden aangemaakt als "Standaardwaarde" van de relatie. Let op dat de Bankrekening van deze eerste boeking wel als Bankrekening wordt toegevoegd in Yuki, maar dat deze niet automatisch wordt opgenomen als "Standaardwaarde" van de relatie.
Standaardwaardes in Yuki
Indien in Yuki geen standaardwaarde voor een relatie bestaat zal deze met de "eerste" boeking op desbetreffende relatie vanuit Lyanthe worden aangemaakt in Yuki. Dit geldt ook voor bestaande relaties zonder standaardwaardes.
% AFTREKBAAR / Niet Aftrek. BTW % (Yuki BE)
Voor Yuki BE administraties wordt indien in Yuki een grootboek ingesteld staat met een % aftrekbaar < 100% wordt deze in Lyanthe gesynchroniseerd met "Niet Aftrek. BTW %" en bijbehorend "Niet Aftrek. BTW %" (berekend op basis van 100% -/- aftrekbaar % Yuki).
Bij het verwerken van facturen wordt het "Niet Aftrek. BTW %" automatisch voorgesteld indien van toepassing op de grootboek. Dit "Niet Aftrek. BTW %" kan eventueel aangepast worden in de boeking in Lyanthe MFO. Het "Niet Aftrek. BTW %" vastgelegd op de boeklijn wordt geëxporteerd naar Yuki.
Projecten
Projecten worden momenteel niet ondersteund in de Lyanthe Yuki Connector.
Transitorisch
Transitorische boekingen worden momenteel niet ondersteund in de Lyanthe Yuki Connector.
Synchronisatie en stamgegevens
Via de synchronisatie functionaliteit in het Lyanthe MFO portaal worden stamgegevens vanuit Yuki gesynchroniseerd met Lyanthe. Onderstaand enkele aandachtspunten:
Algemeen
Stamgegevens met betrekking tot grootboeken, BTW Codes, relaties en bijbehorende stamgegevens worden gesynchroniseerd met Lyanthe. Indien stamgegevens wijzigen dient een synchronisatie vanuit het Lyanthe MFO portaal gestart te worden.
Let op dat indien stamgegevens in Yuki verandert worden, dat het enkele minuten kan duren voordat deze wijzigingen via het starten van de synchronisatie beschikbaar zijn, met andere woorden wacht enkele minuten na het wijzigen van de stamgegevens in Yuki voor het starten van de synchronisatie in Lyanthe.
Relaties en Standaardwaardes
Relaties die in Yuki als leverancier of klant zijn aangeduid worden gesynchroniseerd met Lyanthe als respectievelijk "Leverancier" of "Klant".
Indien in Yuki op de relatie geen Relatiecode staat ingevuld, zal met de synchronisatie vanuit Lyanthe deze automatisch gevuld worden met het Relatie ID. Op basis van de relatie code worden vervolgens boekingen verwerkt vanuit Lyanthe naar Yuki.
Voor het beheer van bestaande relatie gegevens, dienen aanpassingen op relatie niveau (relatiegegevens) en standaardwaardes (betaalwijze, vervaldagen, bankrekening) in Yuki beheerd te worden. Na synchronisatie zijn deze ook beschikbaar in Lyanthe.
Let op dat een Bankrekening niet standaard wordt opgenomen als Standaardwaarde in Yuki. Indien deze van belang is dient deze in Yuki worden opgeslagen als Standaarwaarde, waarna deze ook in Lyanthe als standaard wordt geduid.
Betaalvoorwaardes / Betaalwijze
In Lyanthe worden bij de onboarding van een administratie in Lyanthe worden enkele standaard Betaalvoorwaardes met bijbehorende vervaldagen aangemaakt. Vervolgens worden doormiddel van synchronisatie de "unieke" combinaties tussen Betaalwijze en Vervaldagen vanuit de Standaardwaardes op relatieniveau in Yuki als een Betalingsvoorwaarde in het Lyanthe MFO Portaal aangemaakt op administratie niveau.
Bankrekening relatie
Bankrekeningen worden in Yuki beheerd op relatie niveau. Indien Lyanthe bankrekeningen digitaliseert wordt deze vergeleken met de huidige bankrekening op de relatie.
Indien een “nieuwe” bankrekening gevonden is zal de kwaliteitsmatrix B (in de digitale brievenbus) een ! weergeven. Indien de bankrekening gevalideerd is zal de kwaliteitsmatrix B een V weergeven (of geen nieuwe bankrekening gevonden is).
De bankrekening wordt enkel aangemaakt in Twinfield voor nieuwe relaties indien deze gevalideerd is en bij het boeken van de eerste desbetreffende factuur van de nieuwe relatie.
Daarnaast wordt voor bestaande relaties enkel een bankrekening toegevoegd na validatie en indien geen aanwezig is in Twinfield (bij de eerstvolgende boeking van een factuur van desbetreffende relatie). Dus indien voor een bestaande relatie een bankrekening aanwezig is, kan deze enkel in Twinfield bijgewerkt worden.
Foutmeldingen
Bij het exporteren van een boeking naar de aangesloten boekhoudsoftware valideert de API van de aangesloten boekhoudsoftware doorgaans de boeking op volledigheid en juistheid.
Voor zover de boeking na deze validatie niet wordt geaccepteerd, wordt de factuur weergegeven als “fout” in het MFO-portaal van Lyanthe. De ‘Exporteren bevat altijd een foutbeschrijving.