Welcome on board: Klantgebruiker
Welkom op het Lyanthe factuur portaal.
Uw accountant, heeft voor u een account aangemaakt waarmee u kunt inloggen op het Lyanthe Web Portaal en de Lyanthe Invoice App. Onderstaand een overzicht van de basis functionaliteiten wanneer je de eerste keer aan de slag gaat.
Lyanthe Account Activeren
Nadat uw accountant een gebruikersaccount voor u heeft aangemaakt ontvangt u een activatie mail van noreply@lyanthe.com. Via de link in de e-mail kunt u, uw Lyanthe account activeren en uw wachtwoord aanmaken.
Na het aanmaken van uw wachtwoord kunt u inloggen met uw email adres en wachtwoord en navigeert u naar het Lyanthe Web Portaal van uw accountant (mfo-[organisatienaam].lyanthe.com). Daarnaast kunt u ook inloggen op de Lyanthe Invoice App.
Het Lyanthe web portaal
Via het Lyanthe web portaal kunt u facturen uploaden en het factuurarchief inzien.
Daarnaast kunt ook facturen autoriseren mits er bij uw administratie gebruik gemaakt wordt van de autorisatiemodule. Voor meer informatie over het autoriseren van facturen kunt het artikel Inkoop- en verkoopfacturen beoordelen raadplegen.
HET UPLOADEN VAN FACTUREN
In het menu kunt u direct facturen uploaden in het inkoop- of verkoopdagboek van de geselecteerde administratie. Dit kan via “Drag & Drop” of door te klikken op het menu item. U dient Inkoopfacturen te uploaden als Inkoop en Verkoopfacturen als Verkoop. Via het Lyanthe Web Portaal wordt enkel PDF facturen ondersteund.
FACTUURARCHIEF
In het menu kunt u navigeren naar het archief. Door het dagboek te selecteren kunt u de facturen inzien. Deze kun u opzoeken via sorteren en filteren. Daarnaast kunt u ook de facturen bekijken en downloaden.
Lyanthe Invoices App
Naast het webportaal beschikt Lyanthe ook over een mobiele App. U kunt de Lyanthe Invoices App downloaden voor Android en IOS. Via de Lyanthe Invoices App kunt u bonnetjes uploaden en indien van toepassing facturen autoriseren/goedkeuren.
INLOGGEN
Als u de eerste keer inlogt, dient u de “alias” van uw accountskantoor invoeren. Weet u deze niet? Vraag dit dan even na bij uw accountant. Vervolgens kunt u inloggen met uw e-mail adres en wachtwoord, waarna u een “Toegangscode” ingeeft en uw administratie selecteert.
BONNETJES UPLOADEN
Via de Lyanthe Invoice App kunt documenten uploaden en foto's maken van uw bonnetjes. Super handig voor bijvoorbeeld een tankbonnetje. Na het tanken kunt u deze direct fotograferen en uploaden.
TIP! Met betrekking tot efficiëntie in de verwerking / herkenning is het aan te raden enkel foto’s in te sturen van bonnen en niet van facturen. Voor facturen raden we aan het originele document (PDF) te uploaden of te mailen. Zorg er voor dat wanneer u foto's maakt van de bonnetjes deze volledig gefotografeerd worden. En fotografeer & upload te allen tijden maar één bonnetje tegelijk.
LET OP! indien u toegang heeft tot meerdere administraties, selecteer de juiste administratie via het menu “… Meer” / “Wissel”.
FACTUREN AUTORISEREN/GOEDKEUREN
Indien u gebruik maakt van de autorisatie module kunt u ook via de Lyanthe Invoice App facturen goedkeuren.
Bekijk hier de video over de Lyanthe Invoices App
Lyanthe Mailroom
Naast de upload van facturen en bonnetjes via het Lyanthe Web Portaal of de Lyanthe Invoice App, kunt u ook facturen aanleveren via een e-mail adres.
Uw mailroomadres(sen)
Uw administratie heeft een uniek Lyanthe mailroomadres waarnaar inkoop- en verkoopfacturen kunnen worden verstuurd. Het mailroomadres kunt u opvragen bij uw accountant. De opmaak van het e-mail adres is [xxxxxxxxxx]-99@[organisatie domein].com.
Met betrekking tot de mailroom biedt Lyanthe uw accountant de keuze te kiezen tussen:
- Methode 1: Één mailroomadres waarbij het onderwerp van de e-mail bepaalt of het inkoop- of verkoopfacturen betreft
- Methode 2: Twee mailroomadressen, één voor inkoopfacturen en één voor verkoopfacturen
Slechts één methode kan van toepassing zijn. Welke methode van toepassing is kunt u navragen bij uw accountant.
METHODE 1: Eén mailroomadres
Zorg dat u het correcte e-mail adres gebruikt en dat deze in het “Aan” of “CC” veld staat. Let op: het adres mag niet in het BCC veld staan.
Indien gebruik wordt gemaakt van één mailroom adres kunnen op het mailroom adres zowel inkoop- als verkoopfacturen worden geüpload waarbij het onderwerp van de mail bepaalt of het inkoop- of verkoopfacturen betreft. Vermeld hierbij het document type zoals in de onderstaande tabel is weergegeven in het onderwerp van de e-mail:
Document type standaard inrichting
Inkoopfacturen | geen onderwerp, “Purchase”, “P”, “Aankoop” |
Verkoop | “Sales”, “S”, “Verkoop”, “V” |
Declaraties | “#PD” |
Purchase Reverse Billing | “#RB”, “#RBP” |
Sales Reverse Biling | #RBS” |
TIP! Ieder bestand zal 1 batch creëren. Wilt u meerdere documenten in één e-mail samenvoegen? Gebruik dan #PD in het onderwerp van de e-mail.
METHODE 2: Twee mailroomadressen
Zorg dat u het correcte e-mailadres gebruikt en dat deze in het “Aan” of “CC” veld staat. Let op: het adres mag niet in het BCC veld staan.
Indien er voor uw administratie gebruik gemaakt wordt van de optie van twee mailroomadressen bepaald het e-mailadres waarna u de mail verstuurd of het behandelt wordt als een inkoop- of verkoopfactuur.
Dit betekent dat voor:
- Inkoopfacturen er een p achter -99 toegevoegd dient te worden: [xxxxxxxxxx]-99p@[organisatie domein].com
- Verkoopfacturen er een s achter -99 toegevoegd dient te worden: [xxxxxxxxxx]-99s@[organisatie domein].com
- Declaraties er een d achter -99 toegevoegd dient te worden: [xxxxxxxxxx]-99d@[organisatie domein].com
Indien geen p, s of d wordt toegevoegd [xxxxxxxxxx]-99@[organisatie domein].com zal de de upload als inkoop worden beschouwd.
SCANRICHTLIJNEN
Met betrekking tot het scannen van documenten zijn er de volgende richtlijnen voor efficiënte/ herkenning:
- Een PDF bestand bestaande uit meerdere pagina's mag meerdere facturen van het zelfde type (in- of verkoop) bevatten.
- Bestandsgrootte: Deze mag is maximaal 15MB en maximaal 100 pagina’s
- Bestandsnaam: Deze mag niet groter zijn dan 99 karakters
- De Scan Resolutie: 300 DPI
LET OP! Zorg er ten alle tijden voor dat er max 1 bonnetje/factuur per pagina wordt geüpload.
BESTANDSFORMATEN
Per mail worden de volgende bestandsformaten ondersteund:
- UBL
- JPEG en PNG
- Excel (1 tabblad)
- Word
- Facturen in de tekst van een e-mail indien er het woord “factuur” of “invoice” in vermeld wordt
LET OP! Verschillende soorten bestandstypen in één e-mail worden niet ondersteund. Daarnaast worden .ZIP files, Download links en .MSG documenten niet ondersteund.
Tips & Tricks voor uploads
Onderstaand enkele tips & tricks voor een efficiënte aanlevering van facturen aan uw accountant voor verwerking in de boekhouding.
Inkoopfacturen via mail
Ontvangt u facturen van uw leveranciers per mail?
Dan hebben we de volgende tips:
- U kunt het mailroom adres doorgeven aan uw leverancier waardoor de factuur ook automatisch naar uw boekhouding.
- Indien u ook zelf de factuur wilt ontvangen dan is het aanbevolen om een eigen e-mailadres aan te maken, bijv facturen@[bedrijfsnaam].nl en uw leveranciers vragen de facturen door te sturen naar dit adres. Vervolgens kunt u ook een automatische forward regel aanmaken, die de deze e-mails automatische forward naar het Lyanthe mailroom adres. Dit is naar onze mening de mooiste optie.
Inkoopfacturen inscannen en uploaden
Wanneer u inkoopfacturen scant en deze via het Lyanthe web portaal upload, zorg er dan voor dat u altijd de factuur volledig scant en upload.
Verkoopfacturen via mail
Verstuurd uw verkoopfacturen per mail aan uw klanten? Neem dan uw verkoopmailroomadres in de CC van de e-mail. Hiermee wordt de factuur ook direct verstuurd naar Lyanthe/uw accountant.